在当今风起云涌的数字化浪潮中，企业财务数字化转型已然成为提升自身竞争力的关键所在。北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，宛如一座灯塔，为众多企业照亮了前行的道路，助力它们解决财务难题，实现降本增效的目标。接下来，就让我们以北京动力源科技股份有限公司为例，一同深入探寻合思的解决方案以及所取得的显著成效，其中会议及活动管理也在这一转型中得到了极大的优化。
动力源：辉煌背后的财务困境
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，在电源行业的历史长河中书写了浓墨重彩的一笔，它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车这三大业务板块，客户更是涵盖了中国铁塔、中国移动等国际知名企业。动力源的产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月，它还入选了北京市专精特新“小巨人”企业，可谓是荣誉等身。
然而，在财务数字化转型的道路上，动力源却面临着诸多棘手的痛点。大量自研系统犹如一个个独立的岛屿，难以整合，使得信息流通不畅。传统的手工报销模式更是弊端丛生，多系统操作体验极差，员工需要在不同系统之间频繁切换，浪费了大量的时间和精力。手工录入不仅效率低下，而且合规性也难以保证，常常出现数据错误和违规操作的情况。
系统之间的割裂导致数据分散，信息滞后，业务人员在进行会议及活动管理相关的报销时，往往无法及时获取准确的数据。业务覆盖面广、报销模式复杂，组织架构复杂、各主体流程繁复等问题，更是让动力源的财务数字化转型之路充满了坎坷。在会议及活动管理方面，从活动的预算制定、费用审批到最终的报销结算，都存在着诸多的不便和漏洞。
合思方案：为动力源打造数字化引擎
合思为动力源量身定制了一套包含合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的财务数字化解决方案，为动力源的会议及活动管理带来了全新的变革。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措打破了数据孤岛，让信息能够在不同系统之间自由流动，告别了多系统繁复操作的时代。在会议及活动管理中，相关人员可以更加便捷地获取参会人员信息、活动预算等数据，提高了管理的效率和准确性。
在产品应用上，合思实现了无需报销的颠覆性变革，重塑了商旅出行流程，这对于会议及活动管理同样具有重要意义。业务人员因公参加会议或活动时，消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大简化了会议及活动管理中的报销流程，提高了工作效率。
系统连接能力强也是合思方案的一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，加快了业务处理和数据统计效率。在会议及活动管理中，可以方便地与第三方的会议场地预订系统、活动策划系统等进行对接，实现信息的实时共享和协同工作。
显著成效：动力源开启数字化新篇章
应用合思财务数字化解决方案后，动力源在会议及活动管理以及整体财务方面都取得了显著的成效。
员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。在会议及活动管理中，员工从活动申请到费用报销的整个流程变得更加快捷，大大缩短了等待时间。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这使得企业能够将更多的资源投入到更有价值的工作中去。
从员工的角度来看，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。在会议及活动管理中，员工可以在一个平台上完成活动申请、费用预算、场地预订等操作，因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工更加专注于活动的组织和参与。
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。在会议及活动管理的费用审批过程中，财务人员可以根据系统中的数据和规则进行准确的审批，无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，让财务人员能够从繁琐的事务中解脱出来，做更有价值的工作。
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。在会议及活动管理中，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业的会议及活动情况。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。管理者可以根据数据分析结果，优化会议及活动的预算分配、活动安排等，提高活动的质量和效果。
动力源与合思的合作充分证明了合思财务数字化解决方案的有效性和实用性，其中在会议及活动管理方面的优化也为企业带来了显著的价值。在未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，结合企业的业态和组织变化，不断优化和完善解决方案。合思将持续关注会议及活动管理领域的新需求和新挑战，为企业提供更加专业、高效的解决方案。
如果您的企业也面临财务数字化难题，尤其是在会议及活动管理方面存在诸多困扰，不妨选择合思，开启高效、合规、低碳的财务管理新征程。现在就可以免费试用合思的产品和服务，亲身体验其带来的便捷与价值。
