在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在这场变革的大背景下，企业传统的纸质档案管理模式犹如一艘老旧的船只，在波涛汹涌的大海中艰难前行，面临着诸多亟待解决的痛点。而合思，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了合思档案，为企业在这场数字化变革中提供了一盏明灯，助力企业优化资料归档流程，实现财务数智化转型。
传统管理痛点：资料归档流程的荆棘之路
在传统的财务档案管理模式下，企业在资料归档流程中可谓是困难重重。
首先是归档难的问题。财务人员在进行归档工作时，需要花费大量的时间和精力来确认单据的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关的业务信息准确匹配。然而，由于纸质单据的易丢失性和信息的分散性，这一过程往往充满了挑战。档案遗失的情况时有发生，一旦重要的档案丢失，不仅会影响企业的正常运营，还可能带来潜在的法律风险。
其次，查找慢也是一个令人头疼的问题。纸质档案的查找方式存在很大的局限性，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查询某一份档案时，财务人员往往需要在堆积如山的档案中逐一查找，这不仅浪费了大量的时间和人力，还可能因为查找不及时而影响业务的正常开展。
再者，成本高是传统档案管理模式的又一弊端。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，企业需要花费巨额的资金来租赁专门的档案室。同时，档案的管理还需要投入大量的人力，包括档案的整理、存储、保管和维护等工作。这些成本的不断增加，给企业带来了沉重的负担。
最后，不合规问题也不容忽视。传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足现代企业对于档案管理的要求。随着国家对于企业档案管理的法规和政策越来越严格，企业如果不能及时解决档案管理的合规问题，可能会面临严厉的处罚。
合思档案方案：资料归档流程的革新之策
为了帮助企业解决传统档案管理模式下的诸多痛点，合思推出了电子会计档案管理平台——合思档案。该平台全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了一站式的财务数智化服务。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，构建了一个高效、智能、安全的档案管理体系。通过与企业内部的各个业务系统和外部的第三方平台进行深度连接，合思档案能够实现数据的实时共享和交互，确保档案信息的准确性和完整性。
在模式创新方面，合思档案采用了双轮驱动的方式，即技术驱动和服务驱动。一方面，通过先进的技术手段，如人工智能、大数据、区块链等，实现档案管理的自动化和智能化；另一方面，通过专业的服务团队，为企业提供全方位的档案管理咨询和实施服务，确保企业能够顺利实现档案管理的数字化转型。
无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案则是合思档案的一大亮点。该方案通过将企业的消费行为与财务入账和档案归档进行深度融合，实现了消费信息的自动采集、入账和归档，大大提高了资料归档流程的效率和准确性。
核心功能优势：资料归档流程的强大支撑
合思档案具有众多独特的核心功能和优势，为企业的资料归档流程提供了强大的支撑。
便捷调阅不打印是合思档案的一大特点。企业用户无需打印纸质档案，只需通过合思档案平台即可随时随地进行档案的调阅。该平台支持多维检索和一站式预览功能，用户可以根据自己的需求快速定位到所需的档案，并进行在线预览。同时，平台还支持在线借阅和异构系统联查功能，方便用户在不同的系统之间进行档案的查询和使用。
混序归集免组装则是合思档案的另一大优势。该平台采用了先进的档案采集技术，能够实现档案的开放式接口互联自主采集。无论是电子发票、电子合同还是其他类型的电子文件，都可以通过合思档案平台进行自动采集和归档。同时，平台还支持大文件自动切割和数电票自动化解析功能，大大提高了档案采集的效率和准确性。
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联和自动组装。平台能够根据档案的相关信息，自动将其与对应的业务信息进行关联，并按照一定的规则进行自动组装。同时，平台还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件等功能，确保档案的质量和规范性。
档案管理方面，合思档案采用了精准权限管控和档案目录灵活扩展的方式。企业可以根据不同的用户角色和职责，为其分配不同的档案访问权限，确保档案信息的安全性和保密性。同时，平台的档案目录支持灵活扩展，企业可以根据自己的业务需求和管理要求，对档案目录进行自定义设置。
此外，合思档案还具备水印管理和档号符合国标要求等功能。水印管理功能可以为档案添加独特的水印信息，防止档案被非法复制和传播。档号符合国标要求则确保了档案的编号规范和统一，方便企业进行档案的管理和查询。
在档案利用方面，合思档案支持实物混序归档和可视化盘点档案数据。企业可以将实物档案与电子档案进行关联，实现实物档案的数字化管理。同时，平台还提供了可视化的盘点工具，企业可以通过该工具对档案数据进行实时盘点和监控，确保档案信息的准确性和完整性。
多元应用案例：资料归档流程的成功典范
合思档案在多个行业得到了广泛的应用，为众多企业解决了资料归档流程中的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
以食品行业的好想你为例，该企业在传统的档案管理模式下，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。合思档案的引入，为好想你带来了全新的解决方案。通过打破企业内部各部门之间的壁垒，实现数据同源，合思档案能够自动将相关的业务信息与档案信息进行关联，实现档案的自动组装。这不仅大大提高了资料归档流程的效率，还使得审计工作变得更加便捷。同时，合思档案还实现了实物档案的高效管理，通过实物混序归档和可视化盘点档案数据，好想你能够实时掌握实物档案的状态和位置，减少了档案遗失和损坏的风险。
通过使用合思档案，好想你实现了显著的收益。企业减少了90%的人工耗时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这些数据充分证明了合思档案在优化资料归档流程方面的强大实力。
除了好想你，合思档案还在餐饮、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等多个行业得到了成功应用。在餐饮行业的COMMUNE幻师和云海肴，合思档案帮助企业实现了档案管理的数字化转型，提高了运营效率和服务质量；在家居行业的金牌橱柜，合思档案优化了企业的供应链管理和财务管理，降低了运营成本；在数字阅读行业的帆书，合思档案为企业提供了高效的知识管理和版权保护解决方案；在教育培训行业的海亮教育，合思档案助力企业实现了教学资源的数字化管理和共享；在软件与信息技术服务行业的高新兴，合思档案为企业提供了安全可靠的档案管理平台，保障了企业的核心数据安全；在国企中文天地出版传媒和西湖城投，合思档案帮助企业实现了档案管理的规范化和标准化，提高了企业的管理水平和形象。
开启全新旅程：免费试用合思档案
合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，能够有效解决企业在资料归档流程中面临的难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也在为传统档案管理模式下的诸多问题而烦恼，不妨抓住这个机会，免费试用合思档案。通过亲身体验，您将深刻感受到合思档案为企业带来的巨大价值。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情，让合思档案助力您的企业开启财务数智化的全新旅程！
