在当今企业的运营管理中，合规性文件管理是一项至关重要却又颇具挑战的任务。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年，2011年在深交所中小板上市的红枣行业上市公司，在合规性文件管理尤其是财务档案管理方面曾面临诸多难题。而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，其推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为好想你解决了这些难题，也为众多企业的合规性文件管理带来了新的思路和解决方案。
好想你业务现状与合规性文件管理痛点
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庞大业务背景下的传统管理模式
好想你公司拥有着令人瞩目的业务规模。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工，在全国分布着400多家门店，18个归档主体，还有2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。然而，在合规性文件管理方面，公司一直依赖传统的纸质档案管理方式。 -
传统管理的重重困境
在合规性文件管理中，这种传统方式暴露出了诸多痛点。首先，在财务归档环节，财务人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在如此庞大的业务量下，档案遗失的情况难以避免，这无疑给合规性文件管理带来了巨大的风险。
其次，纸质档案受限于时间和空间的限制。查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。对于企业来说，在需要快速获取相关文件进行决策或审计时，这种低效的查找方式严重影响了工作效率，也不利于合规性文件管理的高效开展。
再者，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。不仅需要专门的存储空间来存放这些档案，还需要投入大量的人力进行整理、保管和查找工作。这无疑增加了企业的运营成本，也不符合现代企业高效管理的要求。
最后，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足合规性文件管理的要求。在数字化时代，数据的安全性和完整性是企业合规运营的重要保障，而纸质档案显然无法满足这一需求。
合思档案：好想你合规性文件管理的破局之策
- 打破数据壁垒实现同源共享
合思档案为好想你带来的第一个解决方案是打破数据壁垒，实现数据同源。通过该平台，财务人员可以便捷地利用数据，实现一键联查。这一功能大大提升了工作效率，让财务人员能够快速准确地获取所需的文件和信息，为合规性文件管理提供了有力支持。
在传统的管理模式下，不同类型的文件和数据分散在各个系统和部门中，查找和整合非常困难。而合思档案通过打通电子凭证会计处理全流程各环节，将所有相关数据集中管理，实现了数据的同源共享。财务人员只需在平台上输入关键词，即可快速找到所需的文件和信息，无需在不同的系统和文件夹中来回切换，大大节省了时间和精力。
- 自动组装助力高效审计
合思档案还具备自动组装功能，为内外审计提供了便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员花费大量时间去核对纸质档案和电子数据的一致性，工作繁琐且容易出错。而合思档案的自动组装功能可以将相关的文件和数据自动关联和整合，形成完整的审计档案。审计人员只需在平台上查看电子档案，即可快速获取所需的信息，进行审计工作。同时，平台还可以提供详细的审计轨迹和数据追溯功能，确保审计工作的准确性和合规性。
- 实物高效管理精准定位
在实物档案管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。
传统的实物档案管理方式往往需要人工进行标记和查找，容易出现错误和遗漏。而合思档案的虚拟档案库房和二维码技术可以为每一份实物档案赋予唯一的标识，通过扫描二维码即可快速获取该档案的详细信息和存放位置。这不仅提高了实物档案的管理效率，也减少了档案遗失和损坏的风险，确保了合规性文件管理的完整性和安全性。
合思档案解决方案实施步骤
合思根据好想你公司的具体情况，精心制定了一套实施计划。首先，将合思档案系统与好想你公司的财务系统等进行对接，实现数据的无缝传输和共享。通过深入了解好想你公司的业务流程和需求，合思的技术团队对系统进行了个性化配置，确保平台能够与公司的现有系统完美融合。
其次，搭建电子会计档案管理体系。合思帮助好想你公司建立了完善的电子档案分类、存储和检索机制，规范了档案的管理流程。同时，对公司的财务人员进行了系统的培训，使其能够熟练掌握合思档案平台的使用方法，确保合规性文件管理工作的顺利开展。
实施成果：合规性文件管理效益显著提升
- 时间成本大幅降低
通过实施合思档案解决方案，好想你公司在合规性文件管理方面取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力进行的档案整理、核对和查找工作，现在通过合思档案平台可以快速自动完成，大大提高了工作效率。
总部接收档案的管理耗时也减少了80%。通过数据的实时传输和共享，总部可以及时获取各分支机构的档案信息，无需等待纸质档案的邮寄和整理，加快了信息传递和决策的速度。
借阅管理的管理耗时减少了67%。查阅者可以通过合思档案平台快速查询和借阅所需的档案，无需再到档案室进行人工查找和登记，提高了借阅效率，也方便了员工的工作。
- 综合成本显著节约
除了时间成本的降低，合思档案还为好想你公司节约了大量的综合成本。预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的存储和管理费用，以及人力成本的降低。同时，电子档案的长期保存和数据安全保障也避免了因档案遗失和损坏带来的潜在损失。
客户评价：合规性文件管理新体验
好想你公司对合思档案的效果表示非常满意。通过合思档案，公司实现了财务档案管理的高效、合规，节省了大量成本。合思档案助力公司在财务数智化方面迈出了重要一步，为公司的合规性文件管理提供了有力支持。
在使用合思档案之前，公司的财务档案管理工作繁琐且效率低下，难以满足合规性要求。而合思档案的出现，让公司的财务档案管理焕然一新。不仅提高了工作效率，还确保了数据的安全和合规性，为公司的发展提供了坚实的保障。
行动号召：开启合规性文件管理新征程
合思档案助力好想你实现了降本增效、合规经营。在当前企业面临的复杂经营环境下，合规性文件管理变得越来越重要。如果您的企业也面临着类似的财务档案管理难题，不妨选择合思档案。
合思档案凭借其先进的技术和完善的功能，能够为企业提供全方位的合规性文件管理解决方案。无论是数据同源、自动组装还是实物高效管理，都能帮助企业提高工作效率，降低成本，确保合规运营。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com。现在还可以免费试用合思档案，亲身体验其为合规性文件管理带来的便捷和高效。
