在企业的运营中，财务档案管理一直是至关重要却又面临诸多挑战的环节。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业不同层级的人员都面临着各自的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间、需手动匹配核对的问题；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。而且，传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，浪费企业资源，还存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，导致内部协作滞后。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它如同黑暗中的明灯，为企业解决财务档案管理难题带来了希望。
合思档案：财务数智化的得力助手
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，基于广泛连接的生态，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案能够实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，有效解决企业内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。同时，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它还能广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思档案核心功能：开启智能管理新篇章
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多源采集功能：高效采集财务数据
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保采集财务数据的全面性和准确性。 -
智能制档功能：整合数据打造完整业务链
会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提升了采集财务数据后的利用效率。 -
“四性检测+业务检测”功能：保障数据真实完整
合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，为采集财务数据的质量提供了有力保障。 -
档案管理功能：精准管控灵活拓展
权限管理精准管控是合思档案档案管理功能的重要特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，为采集财务数据后的管理提供了便利。
合思档案VS传统档案管理：优势尽显
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成本对比：合思档案大幅节约成本
传统档案管理存在高显性成本和高隐形成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用。而合思档案可节约70%纸张成本、75%整理成本，显著降低企业成本，让企业在采集财务数据后无需为高额的管理成本担忧。 -
效率对比：合思档案提升检索效率
传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，效率低下。合思档案可实现90%检索效率提升，通过关键词检索快速定位相关档案，降低查询难度，使采集财务数据后的查询工作变得轻松高效。 -
合规性对比：合思档案确保管理合规
传统档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，存在高合规风险。合思档案可实现100%管理合规性，满足国家政策要求，实现归档即合规，为企业采集财务数据后的合规管理提供了可靠保障。 -
数据利用对比：合思档案让数据“活起来”
传统档案管理档案数据难以分析利用，而合思档案能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使采集财务数据的价值得到充分发挥。
合思档案应用案例：见证实际效果
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案例一：某企业年单据量2.6亿的管理变革
某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。合思档案多系统采集财务数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载30s、关联匹配15min，降低了企业成本，提高了财务人员效率。 -
案例二：某集团型企业的档案管理升级
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，减少了存储空间成本和纸张打印成本。 -
案例三：某企业档案管理的高效转变
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，纸质档案管理问题多。合思档案提供数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
案例四：某民办教育集团的档案管理优化
某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案：未来可期
合思档案能帮助企业解决财务档案管理的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，助力企业更好地享受数字化转型带来的福利。
随着数电票时代的发展，合思档案将凭借其强大的功能和优势，持续为企业提供更优质的服务，在企业财务数智化领域发挥更大的作用。企业可通过拨打400 – 105 – 6505、访问www.hosecloud.com等方式联系合思，体验合思档案带来的高效档案管理解决方案，现在还能免费试用，开启财务档案管理的新篇章。
