在数字化浪潮席卷的当下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。特别是在电子会计档案管理领域，随着政策的不断推进和技术的飞速发展，企业正站在变革的十字路口。2025年数电票将实现全覆盖，这一重大变革让企业财务档案管理直接面临新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业的不同角色都在为档案管理问题而困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的难题。大量的纸质档案不仅占据了宝贵的办公空间，还增加了管理成本。财务人员则需要花费大量时间手动整理、匹配和核对档案数据，工作枯燥且繁复，效率低下。业务人员报销纸质票据的流程也十分繁琐，浪费了大量的时间和精力。传统纸质档案管理存在着诸多问题，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。此外，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储存在线下载体，影响了企业全面数字化进程。这些痛点让企业深刻认识到，合规性文件管理已经成为企业发展的关键环节。
全维赋能：合思档案多元角色解决方案
合思档案应运而生，为企业不同角色提供了全面且针对性强的解决方案，展现出卓越的全面性和精准性。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在当今竞争激烈的市场环境下，数据就是企业的核心竞争力。合思档案帮助企业提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过对档案数据的深入分析，企业能够做出更加科学合理的决策，实现降本增效，同时推动企业实现绿色低碳运营，响应国家环保政策。
归档员/财务人员则能从合思档案中大幅提高工作效率。告别重复低价值的工作，让档案数据同源，全流程透明流转。这样一来，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。以往繁琐的手工操作被自动化流程所取代，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务无需与审计重复沟通补充审计资料。这不仅提高了审计效率，还降低了沟通成本，确保审计工作的顺利进行。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的合规性文件管理需求。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思档案中找到适合自己的解决方案。
卓越效能：合思档案核心功能优势凸显
合思档案凭借其强大的核心功能和显著的优势，在合规性文件管理领域脱颖而出。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集各类档案数据。
智能制档功能更是极大地提高了档案管理的效率。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。这使得档案管理更加智能化、规范化。
专用格式版式文件优势也十分明显。自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。企业可以根据自身需求定制独特的档案版式，提升档案管理的个性化水平。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案优势显著。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一方案确保了企业档案的合规性和准确性。
实践印证：合思档案多场景应用成果
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，用实际成果证明了其在合规性文件管理方面的有效性。
在年单据量2.6亿的企业中，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载仅需30s、关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次等。
共享中心统建的集团型企业面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业档案管理现状低效，存在档案数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理和利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便企业就近联系。联系电话为400 – 105 – 6505，企业可随时拨打电话咨询。企业还可访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关资讯。
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