创新财务科技助力企业档案管理数字化转型

在纸电混合时代，企业档案管理犹如一座迷雾重重的迷宫，让众多企业深陷困境。企业高管们为纸质档案管理的巨大成本和有限的数据分析利用能力而忧心忡忡；财务人员则在海量档案数据的整理和匹配工作中疲于奔命；业务人员更是被繁琐的报销纸质票据流程搞得焦头烂额。

企业面临着高显性成本，如纸质凭证输出的高昂耗材成本，以及对档案室和档案柜等大量存储空间的需求；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作，以及查询调阅条件的粗糙，使得数据无法得到有效利用；同时，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案的损坏。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设迫在眉睫。由于数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

即便企业在推行数字化的过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存和数据存储的线下载体问题仍然阻碍着企业的全面数字化进程。

而合思档案，凭借创新财务科技，为企业带来了全新的解决方案，如同在黑暗中点亮了一盏明灯。

合思档案解决方案全景呈现

合思档案以创新财务科技为核心，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

单套制解决方案更是一大亮点。它实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。业务及管理流程涵盖了实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，不仅保证了档案数据的完整、真实和合规，还为企业节省了大量成本。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，保障了财务合规。

合思档案核心功能亮点闪耀

• 多源采集功能：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能，基于创新财务科技，充分考虑跨系统数据集成的要求。它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了多种便捷的手动数据补录方式。比如单张PDF大文件、多张回单/发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入，让数据采集更加灵活高效。

• 智能制档功能：高效制档的得力助手
  智能制档功能是合思档案的又一强大优势。通过规则引擎，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。

此外，它还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让制档过程更加透明和可控。通过字段映射，查阅变得更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更轻松地进行查询和分析。

• 专用格式版式文件功能：存储创新的先锋力量
  合思档案的专用格式版式文件功能，摆脱了传统文件存储形式的束缚。它可自主采集结构化字段信息，实现数据与可读文件的实时转化，大大降低了企业档案存储成本。

同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使得档案的可扩展性更强。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的坚固防线
  按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开了可用性、真实性、完整性、安全性的检测。

业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障了业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务数据安全提供了坚实的保障。

用户使用合思档案的丰厚收益

• 显著降本增效：节约成本的利器
  合思档案通过创新财务科技，帮助企业实现了显著的降本增效。它让企业彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本。同时，提升了检索效率，实现了管理的合规性，让企业能够更有效地“收紧钱袋子”。

• 全链路拉通：信息化建设的关键一环
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白。它拉通了业财税档全链路，让企业的各项业务数据更加流畅地流转，提高了企业的整体运营效率。

• 数据价值挖掘：企业决策的智慧引擎
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值利用。它实现了资源重组，让企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，提升了企业的管理能效。

• 不同角色受益：全员共赢的新局面
  对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。

归档员/财务人员则可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案典型场景应用广泛

• 共享调阅场景：多维查询的便捷通道
  共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询方式，便于他们快速查找完整的业务链数据。

• 数电票处理场景：全流程闭环的解决方案
  合思档案为数电票处理提供了一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。

• 实物备查场景：实物档案管理的创新模式
  基于“纸电混合”阶段会计档案原文件保管要求，实物备查场景通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务于实物档案全流程的线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

• 大数据管理场景：数据爆发时代的应对之策
  针对数电票时代企业电子数据爆发式增长的情况，合思档案大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。它提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等能力，有海量数据匹配引擎、映射引擎等，还有专利技术支撑。

众多企业已经通过合思档案实现了档案管理的变革。年单据量2.6亿的企业，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力，使用后多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显示关联匹配高效，企业成本降低。

共享中心统建的集团型企业，使用前档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合，使用单套制管理方案后实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升，存储空间和纸张打印成本减少。

多系统数据互联的企业，使用前档案管理低效、数据未有效整理利用、纸质档案管理问题多，使用单套制管理方案后统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理，成本效益对比显示节省了大量成本，档案匹配和查询耗时大幅减少。

中国最大的K12民办教育集团之一，使用前档案管理在采集、存储、整理、利用环节都存在诸多问题，使用单套制管理方案后以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

面对企业档案管理的重重挑战，合思档案凭借创新财务科技，为您提供全面、高效、合规的解决方案。众多成功案例已经证明了合思档案的卓越价值。立即拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号和小程序二维码，开启企业档案管理数字化转型之旅，还可免费试用，让有限更有效！