在当今时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。在这一浪潮中，合思作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，其精心打造的合思档案管理平台，宛如一把金钥匙，为众多企业打开了解决财务档案管理难题的大门。接下来，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻合思如何助力企业在数字化财务转型的道路上实现降本增效。
红枣巨头的财务档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。该企业品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店以及18家归档主体。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一道棘手的难题。
归档工作犹如一场艰难的攻坚战。财务人员需要花费大量的时间去确认单据等的一致性，每一张单据都需要反复核对，生怕出现一丝差错。即便如此，档案遗失的情况仍时有发生，这不仅让财务人员心力交瘁，也给企业的财务管理带来了潜在的风险。
查找档案更是如同大海捞针。纸质档案受到时空的限制，无法实现实时调阅。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要耗费大量的人力和时间去仓库中寻找，严重影响了工作效率。在快节奏的商业环境中，这种低效的档案查找方式无疑成为了企业发展的绊脚石。
成本问题也日益凸显。大量的纸质档案管理需要占用大量的空间，企业不得不投入资金租赁仓库来存放这些档案。同时，还需要配备专门的人员进行档案的整理、保管和维护，人力成本居高不下。在当前经济环境下，企业对于成本的控制愈发严格，这种高成本的档案管理方式显然已经无法满足企业的需求。
合规性方面同样存在隐患。纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存和数据的安全可用。随着信息技术的飞速发展，电子文件的安全性和可追溯性成为了企业关注的焦点。如果不能妥善解决电子文件的保存和管理问题，企业可能会面临合规风险。
合思妙方破解管理难题
面对好想你健康食品股份有限公司的这些业务痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提出了一套行之有效的解决方案，助力企业实现数字化财务转型。
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打破数据壁垒实现便捷利用
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过平台一键联查相关数据，无需在不同的系统和文件中来回切换。这种便捷的操作方式大大提高了工作效率，让财务人员能够更加专注于核心业务。例如，当财务人员需要查询某一笔业务的相关档案时，只需在平台上输入关键词，即可快速获取相关的电子凭证、发票、合同等信息，实现了数据的一站式查询。 -
自动组装提升审计效率
在审计方面，合思档案管理平台实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。平台会自动将相关的档案数据进行整理和分类，生成审计所需的报表和报告。审计人员可以直接在平台上进行审计工作，无需再花费大量的时间去整理和核对纸质档案。这种方式不仅提高了审计效率，还减少了人为错误的发生，确保了审计结果的准确性和可靠性。 -
实物高效管理精准定位
对于实物档案的管理，合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以在平台上获取该档案的详细信息，包括存放位置、借阅记录等。同时，虚拟档案库房可以实时显示档案的库存情况，方便企业进行档案的管理和调度。当需要查阅某一份实物档案时，查阅者只需在平台上查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，大大提高了实物档案的查阅效率。
显著成效见证转型成果
通过合思档案管理平台的实施，好想你健康食品股份有限公司在数字化财务转型的道路上取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。原本繁琐的归档和查找工作变得简单快捷，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这些数据的背后，是工作效率的大幅提升和企业运营成本的降低。
在成本控制方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少仓库租赁费用、人力成本等，企业的财务管理更加精细化，资源得到了更合理的配置。这不仅为企业节省了资金，还提高了企业的竞争力。
携手合思开启转型之旅
合思档案管理平台帮助好想你健康食品股份有限公司成功解决了财务档案管理难题，实现了降本增效，为企业的数字化财务转型注入了强大的动力。在未来，合思将继续秉持以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，致力于为更多企业提供优质的财务数智化解决方案。
如果您的企业也面临着类似的财务档案管理问题，不妨抓住数字化财务转型的机遇，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案。现在，合思还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案管理平台的强大功能，开启属于您企业的数字化财务转型之旅。
