合思档案：破解企业财务档案管理难题，引领数字化转型新风尚

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，手动逐一匹配核对确认的过程更是枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据留存再上交的流程繁琐，耗费大量时间。

企业为此付出了高昂的成本，不仅有纸质凭证输出耗材、档案室和档案柜等显性成本，还存在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙、数据不能有效利用导致内部协作滞后等隐形成本。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，进而造成财税管理低效。虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节的纸质文件储存问题以及数据存储线下载体，影响了企业全面数字化进程。合规性政策解读在此显得尤为重要，企业需要深入理解政策以应对这些挑战。

合思档案：一站式整体解决方案

• 全角色需求精准覆盖
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业数字化转型的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。合规性政策解读有助于高管把握政策方向，更好地发挥合思档案的作用。

归档员/财务人员使用合思档案能大幅提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作轻松完成，提高档案利用效率。

外部审计人员使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，极大地提高了审计工作的效率。

• 多场景方案灵活适配
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。合规性政策解读能帮助企业在不同场景中确保档案管理符合政策要求。

合思档案功能详解

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  合思档案在数据采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。合规性政策解读能指导企业在数据采集过程中遵循政策规定。

• 智能制档：高效精准的档案关联
  智能制档时，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。合规性政策解读能确保智能制档过程符合合规要求。

• 档案管理：精细严谨的权限与目录
  档案管理方面，合思档案具备完善的权限管理体系，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。合规性政策解读有助于企业建立合规的档案管理权限和目录体系。

• 档案应用：多维便捷的查询与服务
  档案应用可实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览功能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁与线下实物管理等功能。合规性政策解读能让企业在档案应用过程中遵循相关政策。

合思档案核心亮点

• 合规性：政策护航的安全保障
  合思档案在合规性方面表现卓越。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求。深入进行合规性政策解读，能让企业更好地利用合思档案的合规保障功能。

• 高效性：大数据驱动的极速体验
  高效性是合思档案的一大亮点。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。合规性政策解读能让企业在追求高效的同时确保合规。

• 创新性：拓展无限的档案管理
  创新性体现在档案扩展解决方案上。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。合规性政策解读有助于企业在创新档案管理方式时遵循政策。

• 便捷性：单套制带来的极致便捷
  便捷性表现为单套制解决方案，便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。合规性政策解读能指导企业正确运用单套制解决方案。

合思档案价值凸显

• 降本增效：成本控制的利器
  合思档案能为企业带来显著的降本增效效果。它能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。合规性政策解读能让企业在降本增效的同时确保合规经营。

• 业财融合：数据流通的桥梁
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。合规性政策解读有助于企业在业财融合过程中遵循政策要求。

• 资源重组：管理能效的提升
  合思档案实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现业财融合，提升企业效益最大化。合规性政策解读能保障企业在资源重组过程中的合规性。

• 合规经营：政策遵循的典范
  企业使用合思档案可实现合规经营，满足国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理有法可依，符合国家政策对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。合规性政策解读能帮助企业深入理解政策，更好地实现合规经营。

合思档案典型场景

• 报销业务：证据链完整的保障
  在报销业务场景中，发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，合思档案可通过证据链完整性解决方案，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。合规性政策解读能指导企业在报销业务场景中正确运用合思档案。

• 数电票：全流程闭环管理
  数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。合规性政策解读能确保企业在数电票管理过程中符合政策规定。

• 实物档案：创新便捷的管理
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享、批量作业，实时监控实物档案归档进度，还提供线下实物备查清单及档案装盒清单，实现极简管理、低碳环保。合规性政策解读能让企业在实物档案管理中遵循合规要求。

• 档案调阅：多维度精细化查询
  档案调阅场景里，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的调阅方式。合规性政策解读能保障企业在档案调阅过程中的合规性。

合思档案成功案例

• 案例一：高效管理降成本
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。合规性政策解读在该案例中帮助企业确保档案管理符合政策要求。

• 案例二：标准化落地保合规
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家相关文件及企业审计要求；低碳环保，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。合规性政策解读为该企业的档案管理合规提供了有力支持。

• 案例三：数据集成破孤岛
  某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展、配置化接口方案即开即用；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效为统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合规性政策解读帮助该企业在解决档案管理问题时遵循政策。

• 案例四：智能化管理提效率
  中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理的采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合规性政策解读指导该集团在档案管理智能化转型中确保合规。

合思档案市场定位与差异化优势

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉，具备强大的实力和市场认可度。

合思档案拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。此外，还拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

其解决方案具有创新性，如领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。还有档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案从财务视角保障档案证据链完整，保障财务合规等。

合思档案拥有多项技术和资质支持，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，保障产品的安全性、可靠性和合规性。合规性政策解读能让企业更好地理解合思档案在市场中的合规优势。

结语

合思档案能有效解决企业财务档案管理痛点，助力企业实现数字化转型、降本增效、合规经营。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代，凭借其灵活承接、持续迭代的能力，及时应对变化，满足企业不断增长的档案管理需求。未来，合思档案将进一步拓展其功能和服务范围，加强与各类业财系统的连接和整合，为企业提供更强大的大数据分析和决策支持，助力企业在数字化浪潮中取得更大的竞争优势。

企业应抓住数字化转型的机遇，积极采用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理之旅。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、添加微信公众号或扫码关注微信小程序等方式了解更多关于合思档案的信息，还能免费试用，迈出数字化档案管理的重要一步。