在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，成立于1995年，是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，也曾在财务数字化道路上遭遇难题，而合思的出现，为其解决了财务数字化难题，实现了降本增效，尤其是在提升线上费用审批效率方面发挥了巨大作用。
动力源的困境：财务数字化转型的荆棘之路
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。本以为能借此提升财务管理效率，但实际情况却不尽如人意。
一方面，整体流程依然复杂，系统壁垒高。多系统操作体验差，员工申请单需在各系统间频繁切换提交，线上费用审批流程繁琐，耗费大量时间和精力。财务人员在报销数据处理上也面临难题，需手工录入，发票验真、查重等手工操作更是难以避免假票、错票、重票情况，使得基础性工作占据了他们大量的时间。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，线上费用审批的决策也缺乏及时有效的数据支持。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了线上费用审批的难度。
合思方案：为动力源点亮财务数字化灯塔
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 系统集成：搭建数据互通桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为线上费用审批提供了准确的数据基础。不同系统之间的数据能够顺畅流通，打破了原有的数据壁垒，使得线上费用审批更加高效准确。
– 无需报销：开启数字化便捷之旅
合思的“无需报销”模式让员工真正感受到了数字化的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地简化了线上费用审批流程，让员工和财务人员都从繁琐的报销工作中解脱出来。
– 强大连接：打破数据流转枷锁
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。线上费用审批不再受限于系统之间的隔阂，各部门之间能够实时协同，提高了审批的速度和准确性。
实施步骤：稳步推进财务数字化变革
为了确保解决方案能够顺利实施，合思制定了详细的实施步骤。
– 数据同步：奠定数字化基础
首先进行系统数据同步，将动力源相关系统的基础数据和业务数据与合思费控对接。这一过程需要确保数据的准确性和一致性，为后续的线上费用审批和财务管理工作提供可靠的数据支持。通过严谨的数据同步工作，合思费控系统能够准确获取动力源的各项业务数据，为实现高效的财务管理奠定了坚实的基础。
– 人员培训：赋能数字化应用
为员工和财务人员进行全面的培训，使其熟悉合思费控系统的操作流程和功能，特别是无需报销和系统集成等核心功能。通过培训，员工能够熟练使用系统进行差旅申请、消费和报销入账等操作，财务人员也能更好地掌握系统的财务管理功能，提高线上费用审批的效率和质量。培训过程中，合思的专业团队通过实际案例和操作演示，让员工和财务人员深入理解系统的优势和使用方法。
– 引导应用：开启数字化新征程
在实际应用中，逐步引导员工使用新的报销和财务管理方式。从差旅申请、消费到报销入账等环节，都通过合思费控系统完成。通过不断的引导和反馈，让员工逐渐适应新的线上费用审批模式，提高系统的使用率和满意度。合思还为动力源提供了持续的技术支持和优化建议，确保系统能够不断适应企业的业务发展需求。
显著成果：财务数字化转型的辉煌战绩
通过合思解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
– 操作革新：效率提升飞跃
多系统集成，数据互通，使得操作体验全面革新。员工报销周期从普遍4周缩短至1周以内，效率提升了300%。线上费用审批流程变得更加简洁高效，员工不再需要花费大量时间在繁琐的报销手续上，能够将更多的精力投入到业务工作中。这不仅提高了员工的工作满意度，也为企业的业务发展提供了有力支持。
– 成本节约：释放人力价值
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，可以投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。线上费用审批的自动化和智能化，让财务部门的工作更加高效和精准。
– 全程管控：决策精准高效
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。线上费用审批与企业的整体财务管理紧密结合，为企业的战略决策提供了有力的数据支持。
动力源评价：携手合思共赴未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。动力源对合思的解决方案给予了高度评价，认可了合思在提升线上费用审批效率、实现财务数字化转型方面所做出的贡献。
众多像动力源这样的专精特新企业都已通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化难题，不妨选择合思，让有限更有效，开启财务数智化新篇章。现在就可以免费试用合思的产品，亲身体验线上费用审批带来的高效与便捷。
