在当今时代，我国电子凭证改革正以迅猛之势推进，电子凭证全流程无纸化的新时代已然来临。这一变革浪潮，让企业在档案管理领域，尤其是企业档案管理方面，遭遇了前所未有的挑战，同时也蕴含着全新的发展机遇。
合思，作为国内领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了合思档案管理平台。该平台犹如一把金钥匙，为众多企业打开了高效企业档案管理的大门，成功解决了企业在档案管理过程中遇到的诸多难题。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入剖析合思档案管理平台是如何助力企业实现企业档案管理的数智化转型的。
好想你：传统企业档案管理困境重重
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年的发展与沉淀，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，员工规模超1000人，在全国拥有400多家门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。
然而，在企业档案管理方面，好想你却面临着诸多棘手的问题。
在归档环节，困难重重。财务人员在进行档案归档时，需要耗费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案的归档，都像是一场细致入微的“拼图游戏”，稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况，而一旦档案遗失，后续的查找和弥补工作更是难上加难。
查找档案的效率也极为低下。纸质档案的管理方式受限于时间和空间的双重约束，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还可能影响到企业的决策速度和业务开展。
成本问题也是企业档案管理的一大痛点。大量的纸质档案需要占据巨大的存储空间，企业不得不投入大量的资金用于租赁档案库房。同时，档案的整理、保管和维护也需要耗费大量的人力成本，这无疑给企业带来了沉重的负担。
此外，纸质档案管理办法在合规性方面也存在不足。它无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业档案管理的要求。
合思方案：开启企业档案管理新篇章
面对好想你在企业档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
- 打破数据壁垒 实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将企业的各类档案数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需轻轻一点，就可以实现一键联查，快速获取所需的档案信息。这不仅大大提升了工作效率，还减少了人为错误的发生。
在传统的企业档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗费时间，而且容易出现信息不一致的情况。而合思档案管理平台的出现，让这一切变得简单高效。财务人员可以在一个平台上快速定位和获取所需的档案信息，大大提高了工作的准确性和效率。
- 自动组装档案 提升审计效率
合思档案管理平台实现了档案的自动组装，为企业的审计工作带来了极大的便利。在内外审计过程中，平台以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
传统的审计方式需要审计人员手动查阅大量的纸质档案，不仅工作量大，而且容易出现遗漏和错误。而合思档案管理平台通过自动化的档案组装和数据关联，让审计人员可以快速获取所需的审计数据，实现了审计工作的高效开展。同时，平台还提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能，方便审计人员对审计过程进行跟踪和管理。
- 实物高效管理 精准定位档案
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理平台实现了电子与实物档案的高效匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以快速定位实物档案的位置。
在传统的企业档案管理模式下，实物档案的管理和查找是一个难题。由于纸质档案数量众多，存放位置分散，查找一份实物档案往往需要耗费大量的时间和精力。而合思档案管理平台通过虚拟档案库房和二维码技术，为每一份实物档案赋予了唯一的标识，实现了实物档案的精准定位和高效管理。查阅者只需在平台上输入相关信息，就可以快速找到所需的实物档案，大大提高了档案的利用效率。
显著成效：合思助力企业档案管理降本增效
合思档案管理平台的实施，为好想你带来了显著的收益。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的归档和查找，工作效率得到了极大的提升。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这不仅提高了企业内部的工作效率，还提升了企业的整体运营效率。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率带来的间接成本降低，合思档案管理平台为企业带来了实实在在的经济效益。
从好想你健康食品股份有限公司的案例可以看出，合思档案管理平台在解决企业档案管理痛点、提升工作效率、降低成本等方面具有显著优势。在电子凭证全流程无纸化时代的大背景下，越来越多的企业需要进行企业档案管理的数智化转型。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务。
如果您的企业也面临着企业档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案管理平台，还可以免费试用，开启企业档案管理数智化转型之旅。
