在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又容易被忽视的工作。它不仅关乎企业的财务管理效率，更与企业的合规经营和成本控制息息相关。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，来看看合思是如何助力企业解决财务档案管理难题，实现费用报销优化，进而达到降本增效的目标。
枣业巨擘：好想你公司风采
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗在红枣行业闪耀的明星。自1992年成立以来，它一路披荆斩棘，不断发展壮大。终于在2011年，成功在深交所中小板上市，成为了红枣行业的上市公司。其品牌价值高达154.21亿元，彰显着强大的品牌影响力。公司拥有1000 + 员工，分布在全国400 + 门店，业务版图不断拓展，成为了行业内的佼佼者。
业务迷局：传统档案管理痛点
在业务方面，好想你公司有着18家归档主体，每年产生3.6W + 的凭证数。如此庞大的业务量，使得传统的财务档案管理模式面临着诸多挑战。
在归档环节，财务人员需要花费大量的时间来确认单据等的一致性。每一张凭证都需要仔细核对，确保其与相关的业务信息相符。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现疏漏，导致档案易遗失的问题。
纸质档案的查找更是让人头疼不已。受时间和空间的限制，当需要查找某一份档案时，往往需要在堆积如山的纸质文件中翻找，效率极其低下。
大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极大。需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，成本居高不下。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，已经无法满足企业日益严格的管理要求。
合思妙方：破解档案管理难题
面对好想你公司在财务档案管理方面的困境，合思挺身而出，提供了一套全面的解决方案，为费用报销优化提供了有力支持。
合思打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。这意味着财务人员可以更加便捷地利用这些数据，通过一键联查功能，快速获取与费用报销相关的各种信息。无论是凭证信息、业务信息还是审批信息，都可以轻松查询，大大提高了工作效率。
合思还采用了自动组装的方式，以档案数据为审计标准。在费用报销审计过程中，系统可以自动对相关数据进行审核和比对，大大提升了审计效率。审计人员不再需要手动逐一核对每一份报销单据，节省了大量的时间和精力。
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子与实物档案的完美匹配。查阅者只需通过查询电子档案的信息，就可以快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了档案遗失的风险。
落地征程：方案实施步骤揭秘
虽然文档未详细提及实施过程与步骤，但我们可以推测合思的解决方案实施大致分为以下几个阶段。
首先，搭建电子会计档案管理系统。这是整个解决方案的基础，通过该系统实现数据的统一存储和管理。所有的费用报销凭证、业务数据等都可以集中存储在系统中，方便后续的查询和使用。
然后，设置联查和审计规则。根据企业的实际需求和管理要求，对系统进行定制化设置。联查规则可以确保财务人员在查询费用报销信息时，能够快速获取相关的业务信息和审批信息；审计规则则可以对费用报销进行自动审核，提高审计的准确性和效率。
最后，建立虚拟档案库房和二维码管理体系。将纸质档案与电子档案进行关联，为每一份档案生成唯一的二维码。通过扫描二维码，就可以获取档案的详细信息，实现电子与实物档案的同步管理。
成效卓著：降本增效成果显著
通过合思的解决方案，好想你公司在费用报销优化和财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间在档案归档和查找上，而是可以将更多的精力投入到核心业务中。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这一系列的数据表明，合思的解决方案大大提高了企业的工作效率。
在成本控制方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于档案管理所需的空间和人力成本的降低，以及费用报销审核效率的提高。通过费用报销优化，企业实现了真正的降本增效。
客户认可：用效益数据说话
虽然文档未提及客户直接的评价与反馈，但从取得的效益数据可以看出，好想你公司对合思的解决方案是高度认可的。费用报销优化带来的工作效率提升和成本降低，让企业切实感受到了合思解决方案的价值。在实际的运营过程中，合思的系统为企业的财务管理提供了有力的支持，帮助企业更好地应对各种挑战。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理难题，不妨选择合思。合思将凭借其专业的解决方案和优质的服务，助力您的企业实现费用报销优化，达到降本增效、合规经营和低碳运营的目标。您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解详情，还可以申请免费试用，亲身体验合思解决方案的魅力。
