在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源凭借其卓越的创新能力和发展潜力，入选北京市专精特新“小巨人”企业。
这家拥有24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，约2400名员工，8家子公司，全国30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的大型企业，在财务数字化方面有着自己的探索与实践。然而，随着企业的不断发展壮大，动力源在财务数字化转型初期也面临着诸多痛点，而实时费用报销审核难题便是其中的关键一环。
转型痛点：实时费用报销审核困境重重
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系统整合难题，报销流程繁琐
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但大量自研系统却犹如一个个独立的“孤岛”，难以整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生，员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。财务人员在处理报销数据时，也只能依靠手工录入系统，而发票的验真、查重同样需要手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，实时费用报销审核的准确性和效率大打折扣。 -
多系统操作体验差，合规管理难
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这导致财务制度难以有效落地，实时费用报销审核缺乏统一的标准和依据。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，企业的决策效率受到严重影响。 -
业务复杂，报销管理难度大
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度，实时费用报销审核面临着巨大的挑战。 -
组织架构复杂，流程难以统一
公司组织架构扩展到全国，各地区的管理程度不一致。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这无疑增加了实时费用报销审核的工作量和出错的可能性。
合思方案：实时费用报销审核的破局之策
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系统集成，打破数据孤岛
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一步。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，为实时费用报销审核提供了准确、全面的数据支持。 -
无需报销，提升员工体验
合思的无需报销方案，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了实时费用报销审核的流程。 -
强大连接能力，加速业务处理
合思的系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使实时费用报销审核更加高效、准确。
方案实施：逐步推进实时费用报销审核优化
合思与动力源展开了深度的财务数字化合作。在合作过程中，双方逐步推进系统集成、无需报销等解决方案的落地。合思团队将动力源各系统的数据进行同步，优化报销流程，实现了业务与财务的高效协同。从系统的对接调试，到员工的培训指导，每一个环节都严谨有序，为实时费用报销审核的优化奠定了坚实的基础。
转型成果：实时费用报销审核效益显著
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操作体验革新，效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%，实时费用报销审核的效率得到了质的飞跃。 -
员工体验升级，报销更加便捷
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，如拍照、扫码、录入等操作变得更加简便，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利，实时费用报销审核也变得更加人性化。 -
财务合规加强，工作价值提升
在财务方面，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，实时费用报销审核的质量和效率得到了双重提升。 -
管理全程管控，决策更加精准
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，实时费用报销审核为企业的精细化管理提供了有力支持。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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