在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的财务电子档案管理系统——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为广大企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。
金牌橱柜：传统档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。在全球范围内，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地，旗下共有92家归档主体，企业员工人数超过6000人。
如此庞大的企业规模，使得金牌橱柜在日常运营中产生了海量的财务数据。据统计，其年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量达到494949张，年银行回单量为177744张，年发票量也有123247张。面对如此巨量的财务凭证和单据，传统的档案管理方式逐渐暴露出诸多问题。
传统的档案管理方式需要耗费大量的人力和时间进行装订和整理，据预估，金牌橱柜每年装订凭证的时间就高达66天。而且，在查找档案时也极为不便，每年查找档案的耗时预估为30天。此外，打印和存储这些纸质档案也带来了高昂的成本，每年的打印成本预估为180000元，存储空间成本为90000元。这些问题不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率，制约了企业的进一步发展。
合思档案：量身定制解决方案
为了解决金牌橱柜面临的这些业务痛点，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套全面的财务电子档案管理系统解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了传统数据孤岛的限制，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业的财务数据得到了有效的整合和集中管理，提高了数据的安全性和可靠性。
– 业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业的财务人员可以从财务数据追溯到业务源头，业务人员也可以从业务数据了解到财务影响，大大提高了企业的管理效率和决策的科学性。
– 数据共享：一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了便捷高效的一站式查阅体验。用户只需通过简单的操作，就可以快速找到所需的档案信息，大大节省了查找档案的时间和精力。
– 银行回单无纸化：降本增效利器
对于金牌橱柜海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了打印成本，还提高了数据处理的准确性和效率，为企业带来了显著的降本增效效果。
显著成果：见证财务电子档案管理系统价值
金牌橱柜在应用合思档案的财务电子档案管理系统解决方案后，取得了显著的成果。
– 效率提升：时间成本大幅降低
通过合思档案的应用，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。
– 成本节省：经济效益显著提高
在成本方面，合思档案帮助金牌橱柜预估节省总体成本30万 +/年。这主要得益于打印成本和存储空间成本的降低，以及工作效率提高带来的间接成本的减少。
– 合规保障：档案管理万无一失
合思档案严格遵循国家相关法规和标准，确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%。这为企业的合规经营提供了有力的保障，避免了因档案管理不善而带来的法律风险。
– 智能管理：数据互联驱动发展
通过多系统数据互联，合思档案实现了金牌橱柜档案数据的智能化管理。这不仅提高了数据的准确性和及时性，还为企业的决策提供了更加科学的依据，推动了企业的数字化转型和发展。
合思档案：企业数字化转型的有力支撑
合思档案作为一款先进的财务电子档案管理系统，不仅帮助金牌橱柜解决了传统档案管理中的诸多问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，更让企业的有限资源发挥出了更大的价值。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，未来电子会计档案将在我国电子凭证数字化转型中发挥重要作用，推动打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
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