在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。对于众多企业而言，如何高效、合规地管理财务档案，成为了提升核心竞争力的关键一环。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，一同探寻合思为其打造的云端财务档案管理解决方案，以及这一方案所带来的显著价值。
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是当之无愧的行业佼佼者。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获了国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。全球超4000家高端品牌专卖店，海内外5大专业生产基地，92家归档主体，6000 + 员工，如此庞大的业务规模，让金牌橱柜在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
而合思，作为一家创立于2014年的科技公司，专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
金牌橱柜财务档案管理困局
- 业务庞杂档案散落
金牌橱柜业务遍布全球，众多的专卖店和生产基地，使得企业的会计档案散落于各个系统之中。这些档案数据难以有效利用，每到需要整理时，财务人员都要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作流程繁琐且效率低下。 - 纸质管理效率低下
目前，金牌橱柜仍以纸质档案管理为主。会计档案在财务部门临时保管1年后，会移交至综合档案管理部门，存放在独立的档案室。然而，每年的实物稽查工作需要人工逐一翻查，这种传统的管理方式不仅耗费大量的人力和时间，而且管理利用效率极低。
合思云端财务档案解决方案
- 打破数据孤岛统一存储
合思为金牌橱柜打造的云端财务档案解决方案，首先实现了统一存储。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。这样一来，所有的财务档案数据都有了一个集中的“家”，方便后续的管理和使用。 - 搭建业务证据链条
通过搭建会计资料之间的关系，合思的解决方案实现了以业务为核心的证据链条，真正做到了业财一体双向穿透。财务人员可以从业务端追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务情况，让财务管理更加清晰和高效。 - 聚合呈现便捷查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，合思的解决方案实现了数据共享和一站式查阅。财务人员无需在多个系统中来回切换，只需在一个平台上即可便捷高效地获取所需的档案信息。 - 银行回单全面无纸化
海量银行回单的处理一直是财务档案管理中的难题。合思的解决方案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还大大提高了工作效率，助力企业降本增效。
解决方案实施步骤
- 数据采集与解析
合思档案通过开放式接口互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这样一来，复杂的档案数据能够被快速、准确地采集和处理，为后续的管理工作奠定了坚实的基础。 - 关联组装与检测
利用智能关联、自动组装功能，合思的解决方案对采集到的档案数据进行四性检测和业务检测。同时，采用自定义版式文件，确保档案数据的规范性和准确性。 - 权限管控与合规保障
在档案管理过程中，权限管控至关重要。合思的解决方案进行了精准权限管控，灵活扩展档案目录，实施水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施保障了档案数据的安全性和合规性。 - 检索预览与借阅管理
为了方便财务人员使用档案数据，合思的解决方案提供了多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。同时，实物混序归档和可视化盘点档案数据的功能，让档案管理更加直观和便捷。
显著成果与效益
- 效率提升成本降低
通过合思的云端财务档案解决方案，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。预估每年可节省总体成本30万 + ，大大提高了企业的经济效益。 - 合规性全面保障
档案合规性达到100%，这意味着金牌橱柜在财务档案管理方面完全符合国家相关规定。合规的档案管理不仅降低了企业的法律风险，还提升了企业的形象和信誉。 - 智能化管理升级
合思的解决方案帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
金牌橱柜高度评价
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。合思的解决方案有效解决了公司在档案管理方面的难题，助力公司降本增效。同时，全面无纸化管理的实现，提升了公司的数字化建设水平。业财一体双向穿透，让公司的财务管理更加清晰和高效。
在当前经济环境下，企业的财务数智化转型已经成为必然趋势。合思作为一家专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思档案助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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