在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力众多企业挖掘更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
基于合思档案在行业应用中的深度探索与丰富案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。该案例集具有极高的参考价值和借鉴意义，能为其他企业的财务数智化转型提供宝贵的经验。其中，金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，其与合思的合作案例更是值得深入剖析。金牌橱柜成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。全球超4000家高端品牌专卖店，海内外5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 +，如此庞大的规模使得其在档案管理方面面临着诸多挑战，这也为合思与金牌橱柜的合作埋下了伏笔。
金牌橱柜档案管理困局待解
作为行业内的领军企业，金牌橱柜的业务规模不断扩大，但在档案管理方面却逐渐陷入困境。
从业务背景来看，金牌橱柜在全球布局广泛，专卖店和生产基地众多，企业人数众多，这导致其会计档案数量惊人。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。如此海量的档案，在整理和保管环节都面临着巨大的挑战。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。而且，不同系统的数据格式和标准不一致，进一步增加了整理的难度。
在保管环节，财务临时保管1年后需移交综合档案管理。然而，传统的纸质档案保管方式需要大量的存储空间，每年的存储空间成本就高达90000元，打印成本预估为180000元/年，装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年。这些成本和时间的消耗，严重影响了企业的运营效率。
合思智能归档平台量身定制解决方案
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身打造了智能归档平台解决方案。
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统一存储打破数据孤岛
合思智能归档平台打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。通过该平台，金牌橱柜的各类档案数据可以集中存储在一个系统中，避免了数据的分散和重复，提高了数据的安全性和可管理性。 -
构建完整业务证据链
会计资料之间关系的搭建是合思智能归档平台的一大亮点。该平台实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。财务人员可以通过业务线索快速找到相关的会计凭证，也可以从会计凭证追溯到业务源头，确保了财务数据与业务数据的一致性和连贯性。 -
数据共享一站式查阅
合思智能归档平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需的档案信息，查阅便捷高效。这大大节省了档案查找的时间，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化管理
海量银行回单的管理一直是企业档案管理的难题。合思智能归档平台实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了打印成本，还提高了数据的准确性和及时性，助力企业降本增效。
解决方案实施步步为营
合思智能归档平台解决方案的实施是一个系统而严谨的过程。
首先，合思团队与金牌橱柜进行了深入的沟通。他们详细了解了金牌橱柜的业务流程和档案管理现状，包括各个系统的使用情况、数据来源和处理方式等。通过这次沟通，合思团队准确把握了金牌橱柜的需求和痛点，为后续的方案定制奠定了基础。
然后，根据金牌橱柜的需求，合思团队对智能归档平台进行了定制化配置。他们调整了系统的功能模块、数据接口和操作流程，确保系统与金牌橱柜的业务适配。例如，针对金牌橱柜的特殊业务场景，开发了专门的档案分类和检索功能，方便用户快速找到所需的档案。
接着，合思团队对金牌橱柜的相关人员进行了系统操作培训。他们通过线上线下相结合的方式，为财务人员、档案管理人员等提供了详细的培训课程。培训内容包括系统的基本操作、功能使用、数据安全等方面，确保相关人员能够熟练使用系统。
最后，合思团队逐步将金牌橱柜的各类档案数据迁移至智能归档平台。在迁移过程中，他们进行了严格的数据校验和测试，确保数据的准确性和完整性。同时，对系统进行了优化和调整，提高了系统的性能和稳定性。
方案实施成效显著
经过一段时间的实施和优化，合思智能归档平台为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。财务人员不再需要花费大量的时间和精力去手工匹配和查找档案，工作效率得到了极大的提高。
在成本节约方面，预估节省总体成本30万 +/年。通过减少打印成本、存储空间成本和人工成本，金牌橱柜实现了降本增效的目标。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思智能归档平台严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了档案管理的合规性和规范性。
金牌橱柜高度评价合作成效
金牌橱柜相关负责人对合思智能归档平台给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案极大地提高了公司的档案管理效率，节省了成本，让公司的财务管理更加规范和高效。
财务人员反馈，系统操作简单便捷，数据查询和利用更加方便，工作压力明显减轻。通过与合思的合作，公司在档案管理方面实现了数字化转型，提升了企业的核心竞争力。
金牌橱柜方面还表示，合思的专业服务和技术支持让他们非常满意，期待未来有更多的合作。
携手合思开启财务数智化之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。
如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思的智能归档平台。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，了解更多详情，还可免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
