在数字化浪潮席卷的当下，企业的管理模式正经历着深刻变革。尤其是2025年数电票全覆盖的目标提出后，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，信息化建设成为亟待补齐的短板。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业在档案管理方面可谓问题重重。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理难以分析利用的困境；财务人员则要面对海量档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复；业务人员出差、招待后的报销，纸质票据留存再上交流程繁琐，浪费了大量时间。
同时，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA、资金等系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，这无疑影响了企业全面数字化的进程。传统档案管理更是存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等诸多问题。
面对这些行业痛点，合思档案产品应运而生，为企业提供了专业的文档管理解决方案。
综合方案：一站式满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，这一全面的文档管理解决方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过这一文档管理解决方案，企业能够提升财务服务效率，在数字化转型的道路上打响决胜之战，实现降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。使用这一文档管理解决方案，他们可以告别重复低价值的工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案同样发挥着重要作用。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，这一文档管理解决方案大大提高了审计工作的效率。
核心功能：铸就档案管理新优势
合思档案的文档管理解决方案具备一系列强大的核心功能，相较于传统档案管理方式，优势显著。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能让档案管理更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案数据的质量提供了保障。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
在档案管理方面，合思档案的文档管理解决方案也有着独特的优势。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
实际案例：见证方案卓越成效
合思档案的文档管理解决方案在不同企业的应用场景中都取得了显著的实际效果和价值。
有一家年单据量达2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。
某共享中心统建的集团型企业，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家多系统数据互联企业，档案管理现状低效，存在诸多痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的文档管理解决方案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，提升管理效率和效益。
合思档案在众多企业的成功应用案例，充分证明了其能有效解决企业档案管理的痛点，为企业带来实际价值。企业应抓住机遇，选择合思档案的文档管理解决方案，推动企业档案管理数字化转型。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式进一步了解合思档案产品，还可以免费试用，开启高效档案管理之旅。
