在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式的困境，还能降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的数据归档规范提供了宝贵的范例。
市场形势：数据归档规范的时代召唤
当下，电子凭证数字化转型的大趋势锐不可当。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。而企业在财务档案管理方面，正面临着诸多挑战。纸质档案管理成本高、效率低、合规难等问题日益凸显，企业迫切需要一套数字化的解决方案，以满足数据归档规范的要求。同时，国家政策也在大力推动电子凭证改革，企业必须顺应这一趋势，实现财务档案管理的数字化转型，才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。
痛点分析：传统管理模式的数据归档规范之殇
传统财务档案管理模式犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况也难以避免，数据归档规范难以保证。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着诸多业务痛点。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，效率极低。同时，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，数据归档规范难以落实。
云南菜品牌连锁经营也深受传统管理模式的困扰。多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高昂。档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，数据归档规范形同虚设。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面也存在诸多问题。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。在存储环节，采用独立档案室管理，存放纸质档案。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，需要人工逐一翻查，数据归档规范难以落地。
解决方案整体策略概述：合思档案的数据归档规范之道
合思档案为解决企业财务档案管理问题提供了一套全面而系统的解决方案。它以全流程合规化、自动化、数字化为目标，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。
合思档案涵盖档案采集、制档、管理、利用四个关键环节，打破了数据孤岛，实现了业财一体化数据融合，建立了完整的财务证据链，真正实现了全面无纸化，为数据归档规范提供了坚实的保障。通过敏捷的财务收支管理平台，合思档案还能帮助企业挖出更多净利润，提升企业的经济效益。
核心模块：合思档案的数据归档规范利器
合思档案拥有强大的功能蓝图，为企业的数据归档规范提供了有力支持。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了工作效率。其电子会计档案全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等多个环节。
在智能采集方面，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，确保了档案数据的准确采集。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范管理奠定了基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案数据的安全和可追溯性。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供了有力支持。
业务层方面，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，全面满足企业的数据归档规范需求。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保了档案数据的高效采集。档案制档实现了智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的规范性和准确性。
竞争优势：合思档案的数据归档规范优势尽显
与传统财务档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为数据归档规范提供了有力保障。
合思档案具有低开发成本的优势，能够对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统，实现了数据的无缝对接和共享。它还实现了全流程合规化、自动化、数字化，满足了企业在财务档案管理方面的合规需求，确保了数据归档规范的严格执行。
更为重要的是，合思档案能够为企业带来显著的成本节约。它减少了打印成本、存储成本、人力成本等，帮助企业降低了运营成本，提高了经济效益。
成功案例：合思档案的数据归档规范成效显著
众多企业使用合思档案后，取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。数据归档规范得到了有效落实，企业的财务管理效率得到了极大提升。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。通过合思档案，企业实现了数据的规范管理和高效利用，数据归档规范得到了切实保障。
云南菜品牌连锁经营通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。数据归档规范得到了严格执行，企业的财务管理水平得到了显著提高。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。合思档案为企业的数据归档规范提供了有力支持，帮助企业实现了财务管理的数字化转型。
服务体系：合思档案的数据归档规范服务保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。同时，合思不断进行产品升级和创新，如2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，2022年推出全新“单套制”解决方案等，为企业的数据归档规范提供了持续的技术支持。
合思档案在财务数智化领域发挥着重要的作用。它有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。越来越多的企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来，合思将继续为企业提供更优质的财务数智化服务，助力企业实现数据归档规范。《电子会计档案实践案例集》为企业提供了很好的参考价值和借鉴意义，希望更多企业能够从中受益，实现财务档案管理的数字化转型。合思作为专精特新企业，拥有强大的研发实力和服务体系，将在财务数智化领域持续发挥重要作用。如果您想体验合思档案带来的数据归档规范新变革，不妨免费试用一下。
