在当今数字化浪潮席卷的商业世界里，企业的财务管理正经历着深刻的变革。尤其是在财务档案管理领域，如何高效地存储、管理和利用票据，成为了众多企业亟待解决的难题。今天，我们将走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，探寻其在财务档案管理方面的挑战与突破，以及合思为其量身定制的票据存储解决方案所带来的显著成效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，便在国内高端整体厨柜及定制家居领域崭露头角。作为专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店熠熠生辉，海内外5大专业生产基地高效运转，92家归档主体协同作战，企业人数多达6000 +。然而，随着业务的蓬勃发展，海量的票据管理成为了金牌橱柜的一块“心病”。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张，如此庞大的数据量，给传统的财务档案管理带来了巨大的挑战。仅装订配耗时预估就达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年，这些高昂的成本和低效的管理方式，让金牌橱柜急需寻找一种更加高效的票据存储解决方案。
传统管理困境：票据管理难题重重
在传统的财务档案管理模式下，金牌橱柜的会计档案犹如散落的珍珠，分散在各个系统之中，档案数据难以有效利用。在整理环节，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。在保管环节，财务临时保管1年后，再移交综合档案管理，这中间的交接过程也存在诸多不便。存储环节，独立档案室管理存放纸质档案，不仅占用大量的空间，还面临着档案损坏、丢失的风险。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下，难以满足企业快速发展的需求。这些问题严重制约了金牌橱柜的财务管理效率，也增加了企业的运营成本。
合思解决方案：一站式票据存储新体验
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术团队和丰富的行业经验，为其量身定制了一套票据存储解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思的解决方案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让企业的财务档案数据更加有序、高效。通过统一存储，企业可以更加方便地管理和利用这些数据，提高了数据的安全性和可靠性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务角度出发，全面了解财务数据的来龙去脉，也可以从财务数据中反推业务情况，为企业的决策提供更加准确、全面的依据。例如，在进行财务审计时，企业可以通过完整的业务证据链，快速找到相关的票据和数据，提高审计效率。 -
数据共享，一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。企业员工可以通过系统快速找到自己需要的票据和数据，无需再像以前一样在纸质档案中苦苦寻找。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了员工的工作效率，也为企业的协同办公提供了有力支持。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面推行无纸化管理。这不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还减少了人工操作的错误率，提高了工作效率。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
方案实施：精心部署稳步推进
合思与金牌橱柜的合作从深入沟通对接开始。合思的专业团队与金牌橱柜的相关人员进行了多次交流，详细了解其具体业务流程和需求。在充分沟通的基础上，合思为金牌橱柜搭建了合思档案管理系统，并进行了数据的整合和迁移。为了确保金牌橱柜的员工能够熟练使用系统，合思组织了专业的培训，让财务人员和相关业务人员能够快速掌握系统的操作方法。在系统上线后，合思安排专人进行跟进和维护，根据实际使用情况对系统进行优化和调整，确保系统的稳定运行。
显著成效：效率提升成本降低
经过一段时间的实施和应用，合思的票据存储解决方案为金牌橱柜带来了显著的成效。
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档案整理效率大幅提升
档案匹配耗时减少了84%，大大提高了档案整理的效率。员工不再需要花费大量的时间在手工匹配和装订上，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
档案利用更加便捷
档案查询耗时减少了80%，员工可以通过系统快速找到自己需要的票据和数据，使得档案利用更加便捷。这不仅提高了员工的工作效率，也为企业的决策提供了更加及时、准确的支持。 -
运营成本有效降低
预估节省总体成本30万 +/年，有效降低了企业的运营成本。打印成本、存储空间成本等大幅减少，让企业的财务管理更加精细化。 -
档案合规性得到保障
档案合规性达到100%，保障了企业财务档案管理的规范性。合思的系统严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保了档案数据的真实性、完整性和安全性。
客户评价：高度认可期待未来
金牌橱柜相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思档案系统的上线让他们告别了繁琐的纸质档案管理方式，工作变得更加轻松高效。财务人员反馈，系统的自动匹配和组装功能大大节省了他们的时间和精力，提高了工作准确性。企业管理层认为，合思的解决方案不仅降低了成本，还提升了企业的财务管理水平和合规性。与合思的合作是一次非常成功的合作，期待未来能够在更多领域展开合作。
行动号召：开启财务数智化新篇章
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的票据存储解决方案。现在，您可以免费试用合思的系统，亲身感受其带来的高效与便捷。未来财务用合思，让有限更有效。选择合思，开启财务数智化新篇章。
