在企业的日常运营中，传统档案管理犹如一座无形的大山，给企业带来了诸多难题。企业高管们常常为纸质档案管理成本高昂、储存占地大而烦恼，大量的纸质档案不仅耗费了巨额的资金用于纸张、印刷和存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析利用，使得企业错失了许多从数据中挖掘价值的机会。
财务人员也备受其苦，面对海量的档案数据，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情逐渐消磨殆尽。业务人员同样有苦难言，出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交环节繁琐，耗费了大量的时间和精力。
此外，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来不可估量的损失。在这样的背景下，纸质档案转换成为企业亟待解决的问题。
合思档案：全面适配的纸质档案转换解决方案
合思档案针对企业在纸质档案转换过程中面临的痛点，提出了一套全面且适应性强的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到了应收尽收。单套制解决方案更是独具优势，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，保障了财务档案证据链的完整，能够全面反映企业的经营业务。
档案扩展解决方案则通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，为财务合规提供了有力保障。有了合思档案，企业可以顺利完成纸质档案转换，开启高效档案管理新篇章。
核心功能亮点：纸质档案转换的技术利器
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，为纸质档案转换提供了丰富的数据来源。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，大幅减少了人工匹配工作量，据统计可减少90%。同时，它还提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保纸质档案转换后的质量。
档案管理功能支持权限管理，能够精准管控用户操作、数据、功能和审批权限，保障档案信息的安全。支持自定义档案目录分类，可灵活扩展档案管理范围，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，为纸质档案转换后的管理提供了便利。
档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求；支持一站式预览，穿透联查多种类型凭证票据；支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务，提高了档案的利用效率，让纸质档案转换后的档案发挥更大价值。
实际收益：纸质档案转换带来的多重红利
使用合思档案进行纸质档案转换，企业能够获得显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本70%，节约整理成本75%，降低打印成本和空间成本，实现企业效益的最大化。
在提高工作效率方面，合思档案让企业告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，企业可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
合规管理是企业档案管理的重要环节，合思档案能够满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，通过“四性检测 + 业务检测”确保档案管理合规，为企业的稳定发展保驾护航。
同时，合思档案还能提升数据价值，真正让企业利用档案数据，实现数据从采集到决策的价值转化，为企业决策提供有力支持，这也是纸质档案转换的重要意义所在。
多元场景应用：纸质档案转换的广泛适用性
在企业高管场景中，合思档案帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，实现降本增效和绿色低碳运营，纸质档案转换为企业高管提供了强大的决策支持。
对于归档员/财务人员来说，合思档案提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，他们可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率，纸质档案转换让他们的工作更加轻松高效。
在外部审计场景中，审计不再需要进入档案室，实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，纸质档案转换为外部审计提供了极大的便利。
在实物档案管理场景中，合思档案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，为实物档案的创新管理和便捷利用提供了可能，纸质档案转换也涵盖了实物档案的高效管理。
客户成功案例：纸质档案转换的实践验证
某企业年单据量达2.6亿，使用合思档案后实现了业财一体，管理自动化，流程精简，降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；管理自动化，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，成功完成了纸质档案转换。
某集团型企业通过合思档案实现了共享中心统建，档案管理标准化落地。实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家政策要求和企业审计需求；低碳环保，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，纸质档案转换带来了显著的效益提升。
某企业通过合思档案实现了多系统数据互联，档案数据全生命周期管理。统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，纸质档案转换为企业带来了实实在在的成本节约和效率提升。
某民办教育集团使用合思档案重塑了管理结构，破解了低效的会计档案管理瓶颈。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，成功完成了纸质档案转换，提升了企业的管理水平。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、高效的档案管理解决方案，帮助企业顺利完成纸质档案转换。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，您还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。合思秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业更好享受数字化转型带来的降本增效。众多知名企业如中交集团、上海建工、海亮教育科技服务集团等已选择合思档案，实现了档案管理的高效化和数字化，企业可以放心选择合思档案开启档案管理新篇章。如果您想体验纸质档案转换带来的便利，不妨免费试用合思档案。
