在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，信息化建设也亟待加强。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。因此，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都在传统纸质档案管理中遭遇了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题。财务人员则被庞大的档案数据量和繁琐的整理工作所困扰，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员也觉得出差、招待后的报销流程繁琐，需要留存并上交纸质票据，耗费大量时间。
传统的纸质档案管理存在着诸多弊端。一方面，它具有高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜来存储；另一方面，还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据难以有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。
虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，但企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。因此，保证档案原生性对于确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化至关重要。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有效的解决方案。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。同时，还能提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，通过数字化手段降低档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让他们告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案提供了极大的便利。它可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
合思档案核心功能优势尽显
合思档案在功能上具有多方面的优势，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，方便企业进行纸质档案转换。
智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
在档案管理上，合思档案具有高度的灵活性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
档案应用功能也十分强大。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅过程透明化，一键到期催还。
合思档案应用场景案例见证
众多企业通过使用合思档案，成功解决了财务档案管理中的难题，实现了纸质档案转换，取得了显著的成效。
某企业年单据量达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。它简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率提升，装订简化，节约了企业的显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，业务完整性检测，单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐，保管环节复杂，存储环节占用空间，管理方式落后，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
综上所述，合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，客户反馈良好。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着纸质档案转换和财务档案管理的难题，不妨积极与合思联系，选择合思档案，开启高效、合规、数字化的财务档案管理之旅，现在还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能。
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