在企业的日常运营中，会计档案管理犹如一座无形的大山，给企业带来了诸多困扰。企业高管们常常面临着纸质档案管理成本居高不下的问题，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的办公空间，而且其中蕴含的档案数据由于缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。对于财务人员而言，处理海量的档案数据更是一项艰巨的任务，整理工作不仅耗时耗力，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，枯燥繁复的操作让他们的工作热情逐渐消磨殆尽。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐无比，留存再上交的过程耗费了大量的时间和精力。
此外，企业还承受着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本高昂，同时，为了存放这些纸质档案，企业需要配备专门的档案室和档案柜，存储空间需求巨大。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案很可能会遭受损坏。
面对这些棘手的问题，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的解决方案，能够有效解决纸质档案转换过程中的种种难题。
合思档案整体解决方案：多元定制精准适配
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。
单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅而无需打印，混序归集避免了繁琐的组装过程。通过线上一套电子数据进行管理，财务档案的证据链完整无缺，能够全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互之间可以穿透查询，纸质原文件混序归档的方式大大提高了效率。会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程的扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业进一步扩展档案管理范围，从而实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案的规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力地保障了财务合规。
核心功能亮点：科技赋能档案管理
合思档案在多个方面展现出了独特的功能优势，为企业的纸质档案转换和管理提供了强大的技术支持。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。
智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化的特点。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理方面，权限管理实现了精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录具有灵活扩展的特点，支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、设置表单主键等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景的查询需求，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用。
企业应用收益：降本增效价值挖掘
企业使用合思档案能够获得多方面的显著收益，有效解决纸质档案转换过程中的成本和效率问题。
显著的降本增效是合思档案带来的直接好处。它能帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统的手工归档方式。档案无需打印，节约了大量的纸张成本和整理成本，据统计，可节约70%的纸张成本和75%的整理成本。
合思档案实现了电子会计档案管理，成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
让数据“活起来”是合思档案的又一重要价值。从数据到决策，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。
同时，合思档案满足了合规要求，符合国家政策对电子会计档案管理的规定。电子会计档案合规性管理达到100%自动归档，最大程度减少了人工介入，实现了自动组装、归档。
典型应用场景：覆盖多元企业角色
合思档案适用于多种典型场景，能够满足不同企业角色的需求，助力纸质档案转换顺利进行。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以提升财务服务效率，打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，践行绿色低碳运营理念。
归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
在外部审计场景中，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。
客户成功案例：真实见证卓越成效
众多企业已经通过使用合思档案，成功解决了纸质档案转换和管理的难题，实现了显著的效益提升。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等。采用合思档案单套制管理方案后，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，积极响应低碳环保政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，通过合思档案的单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散查阅繁琐等。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
如果您的企业也面临着纸质档案转换和管理的困扰，不妨选择合思档案。合思档案将为您解决会计档案管理的诸多难题，助力企业实现财务数智化转型，提升管理效率和效益。合思在北京、上海、杭州等多地均设有办公地点，您可以拨打400 – 105 – 6505咨询详情，也可以登录www.hosecloud.com了解更多信息。同时，您还可以通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取最新动态。现在，不妨点击下方链接免费试用合思档案，开启企业档案管理的新时代！
