在数字化浪潮席卷而来的当下，企业的发展正面临着前所未有的变革与挑战。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在传统的档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。纸电混合时代，企业高管承受着纸质档案管理成本高、储存占地大的压力，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一进行匹配、核对确认。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据流程繁琐，耗费时间。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
尽管企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的大背景下，合思档案应运而生，为企业的档案管理难题提供了一站式解决方案。
专属方案：为不同角色量身定制档案管理之道
合思档案充分考虑了企业中不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务以及外部审计等提供了针对性的解决方案，构建了一套全面且高效的解决方案框架。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，企业需要降本增效，合思档案借助数字化手段，帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票信息匹配、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
核心功能：凸显合思档案卓越优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能相比传统方式具有显著的优势，能够为企业提供更加高效、便捷、安全的档案管理服务。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等，内部通过EAI插件、API接口等实现多源采集。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、档案借阅等；还有统计分析和应用层功能，如进销项统计、辅助审计等。
在多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集，提供自动生成式Open API，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集自主补录，能对单张PDF大文件进行智能切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得企业可以根据自身需求，灵活选择采集方式，实现发票信息匹配的高效准确。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化功能，让档案管理工作更加直观、高效。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷，进一步提升了发票信息匹配的准确性和效率。
合思档案还具有“四性检测+业务检测”双模式检测方案。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性；四性检测满足国家档案局发布的相关要求，确保企业档案管理的合规性。
应用案例：见证合思档案实际成效
合思档案在不同类型的企业中都有广泛的应用，通过实际案例可以清晰地看到其带来的显著效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。不仅实现了业务+财务数据穿透联查，还降低了企业成本，在发票信息匹配等方面表现出色，大大提高了档案管理的效率和准确性。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，同时也确保了发票信息匹配的准确性和规范性。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，以纸质档案管理为主。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，提高了合规性，减少了档案匹配和查询耗时，在发票信息匹配等关键环节发挥了重要作用。
某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用环节都存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，也保障了发票信息匹配的精准性。
合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味等，获得了海亮教育、徐福记、中交水规院等客户的高度认可。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。选择合思档案，能让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您也想体验高效、智能的档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
