合思档案：解锁发票成本控制新密码，引领企业数字化转型

在数电票蓬勃发展的浪潮下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。到2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面财务档案管理的新难题，加速信息化建设的步伐。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业各个层面都面临着档案管理的困境。企业高管为纸质档案管理成本高、数据难以分析利用而忧心；财务人员被繁琐的档案整理工作占据大量时间，工作枯燥乏味；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥潭。不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化的时代已然来临。

合思档案的出现，如同一场及时雨，为企业解决了内外交困的档案管理问题。它能够帮助企业实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升以及100%的管理合规性，在发票成本控制方面有着显著的成效。

合思档案：科技赋能档案管理新势力

北京合思信息技术有限公司成立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司发展势头强劲，累计融资超15亿元人民币。秉持着以客户为中心的服务理念，合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，在发票成本控制方面有着独特的优势。

合思档案能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节。其便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，为企业解决了档案管理的难题，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，进一步加强了发票成本控制。

核心功能：打造档案管理智慧引擎

• 智能采集：数据汇聚的高效通道
  合思档案的智能采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。通过智能采集功能，企业可以更高效地收集各类档案数据，为发票成本控制提供数据基础。

• 智能制档：数据整合的强大利器
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有助于企业更好地进行发票成本控制。

• 双模式检测：数据质量的坚实保障
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。通过严格的检测，确保档案数据的质量，为发票成本控制提供可靠的数据支持。

• 档案管理：权限与目录的灵活掌控
  权限管理精准管控是合思档案档案管理功能的重要特点。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。合理的权限管理和灵活的目录设置，有助于企业更好地管理档案，实现发票成本控制。

优势对比：传统与智能的鲜明碰撞

传统档案管理存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。而合思档案在发票成本控制方面具有明显优势，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它还提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，而传统的数据管理方式已不再满足海量电子数据的存储与应用。此外，合思档案实现了电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，告别数据割裂问题，而传统档案管理难以实现这些功能。

应用案例：实践检验的卓越成效

• 案例一：海量单据企业的高效转型
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，有效控制了发票成本。

• 案例二：集团型企业的合规变革
  某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，在发票成本控制方面表现出色。

• 案例三：低效档案管理企业的逆袭
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案实施单套制管理方案，包括数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案。管理成效有统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力地控制了发票成本。

• 案例四：教育集团的管理革新
  某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等环节的问题。合思档案采用数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在发票成本控制方面取得了良好的效果。

未来展望：引领企业数字化转型新风向

合思档案帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，聆听用户需求，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化需求的不断增长，合思档案将不断完善和发展，为企业提供更优质、更高效的档案管理解决方案，进一步加强发票成本控制。

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