在企业的运营管理中，财务档案管理一直是至关重要却又充满挑战的领域。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着全新的考验。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
同时，在纸电混合时代，企业不同角色也面临着各自的难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也会遭遇流程繁琐、耗费时间的问题。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体的问题依然存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化的关键。传统的纸质档案管理更是存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等诸多问题。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它犹如一把精准的钥匙，能够有效解决企业财务档案管理的行业痛点，为企业提供专业、高效的解决方案，助力企业提升发票处理效率。
合思档案：多元方案，满足企业多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，极大地提升了发票处理效率。
对于CEO和高管而言，合思档案就像是企业数据资产的守护者和挖掘者。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策，降本增效，迈向绿色低碳运营之路。
对于归档员和财务人员来说，合思档案是他们工作中的得力助手。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过使档案数据同源，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单，同时也提高了档案的利用效率，从而提升发票处理效率。
对于外部审计工作，合思档案提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收。这样一来，财务人员无需与审计人员进行重复沟通来补充审计资料，工作流程更加顺畅，也提升了发票处理效率。
核心功能与优势：彰显档案管理独特魅力
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多源采集：灵活高效的数据获取之道
合思档案的多源采集功能具有强大的适应性和灵活性。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多源采集的方式，确保了企业能够全面、准确地采集各类会计资料，为提升发票处理效率奠定了坚实的基础。 -
智能制档：精准关联，打造完整业务链
智能制档是合思档案的一大亮点功能。它实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。这一过程减少了90%的人工匹配工作量，大大提高了工作效率。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，并且关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步提升发票处理效率。 -
专用格式版式文件：创新存储，降低成本
合思档案采用专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化。这不仅降低了企业档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件。档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，在提升发票处理效率的同时，也为企业提供了更优质的档案管理体验。 -
双模式检测：保障数据真实完整安全
合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务档案管理提供了可靠的保障，有助于提升发票处理效率。
应用场景与案例：实践验证，成效显著
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大型企业：实现业财一体与降本增效
以年单据量达2.6亿的企业为例，该企业在会计档案管理方面面临着纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低，数据指标显示关联匹配等操作高效，有效提升了发票处理效率。 -
集团型企业：标准化落地，合规低碳运营
对于世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，其档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题较为突出。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，同时做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少，纸张打印成本降低，发票处理效率也得到了极大的提升。 -
普通企业：统一管理，共享数据效益
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案可精细化核查，跨系统调阅方案可实现业务链条档案数据跨系统调阅。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，成本效益对比显示节省了大量成本，发票处理效率也随之提高。 -
教育集团：简化流程，多维查询档案
中国最大的K12民办教育集团之一面临着低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档问题多、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了业务证据链，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了流程，提高了效率，实现了档案多维穿透查询，有力地提升了发票处理效率。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，在全国多个城市设有研发中心和直营服务网络，通过众多合作伙伴覆盖国内外数百个城市。已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。
合思档案能满足企业连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统需求，在众多客户案例中展现出了显著的成效。它能帮助企业解决档案管理的各种痛点，实现业财融合、降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的有限资源发挥更有效的作用，尤其在提升发票处理效率方面表现出色。
如果您的企业也想开启财务档案管理的新篇章，提升发票处理效率，不妨积极行动起来。您可以拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或通过微信公众号和小程序了解更多合思档案的信息，还可以免费试用合思档案，亲身感受它为企业带来的变革与提升。
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