合思档案：开启企业电子发票整合与档案管理数字化新时代

在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着重重困境。企业高管们为纸质档案高昂的管理成本和巨大的储存占地而忧心忡忡，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用；财务人员深陷海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后的报销环节，也被繁琐的纸质票据流程搞得焦头烂额。

企业不仅要承担如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大这样的高显性成本，还要面对手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙、数据不能有效利用等高隐形成本，更要警惕电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等高合规风险。

随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。尽管企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化，仍是亟待解决的难题。而合思档案，正是为解决这些痛点而生的专业解决方案。

合思档案解决方案：多元策略铸就档案管理新典范

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。通过线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，能全面反映企业经营业务，档案数据之间建立起完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。并且，它创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，有力保障了财务合规。

核心功能亮点：科技赋能档案管理高效运转

• 多源采集：数据汇聚的智慧桥梁
  合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷的手动数据补录方式。

• 智能制档：规则驱动的档案组装艺术
  智能制档通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，大幅减少90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件：轻量灵活的档案新形态
  专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性和灵活性。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测：数据安全的坚实护盾
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

用户收益：数字化档案管理带来的多重红利

使用合思档案，企业能够实现显著的降本增效。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本和整理成本，同时提升检索效率，实现管理合规性。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升。

典型场景应用：全方位覆盖企业档案管理需求

• 报销业务场景：无缝关联保障财务合规
  在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配。通过证据链完整性检测，保障财务合规，让报销流程更加顺畅高效。

• 数电票场景：全流程自动化管理闭环
  合思档案为数电票场景提供了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物档案管理场景：线上线下融合创新管理
  合思档案在实物档案管理场景中，智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，支持集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

• 档案调阅场景：精准查询满足精细化需求
  合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

客户成功案例：真实见证合思档案卓越成效

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了大量显性成本。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致档案损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复档案录入操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了全方位的档案管理解决方案，能有效解决企业在档案管理方面的各种痛点。它已获得众多客户的认可，事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都在使用合思档案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想解决企业档案管理难题，实现数字化转型，不妨立即联系合思，还能免费试用合思档案，开启档案管理数字化之旅！