合思档案：开启企业财务档案管理效率提升新篇章

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革犹如一股巨浪，让企业财务档案管理直接置身于新的挑战之中。数电票的管理要求极为特殊，它需要经过验签、解析，并且要以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

与此同时，纸电混合时代的到来，也让企业不同层级的人员面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大的问题所困扰，而且档案数据难以进行有效的分析和利用；财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，手动匹配核对的过程更是枯燥繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐的问题也让他们苦不堪言。

纸质档案存在着诸多弊端，显性成本高，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，还需要大量的存储空间；隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅数据时无法有效利用；更重要的是，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还容易因不可抗力因素而损坏。

即便企业在推行数字化的过程中解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。在这样的背景下，企业急需一套效率提升方案来解决财务档案管理的难题。

合思档案：破局之钥

合思档案正是为解决上述痛点而生的效率提升方案。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统。通过这种连接，它可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。它可以提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值，助力企业决策实现数智化，从而达到降本增效的目的，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，使档案数据同源，便于进行监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案功能概览

• 多源采集：数据汇聚之道
  合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，它还预制了系统连接器，可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷的手动数据补录方式，确保数据采集的全面性。

• 智能制档：高效关联之法
  智能制档是合思档案的一大特色功能。通过规则引擎，它可以实现会计档案关联规则的可视化配置，让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能，让制档过程更加透明和高效。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员进行查询和分析。

• 档案管理：精细管控之术
  在档案管理方面，合思档案有着精准的管控能力。它的权限管理可以自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，还能按职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维利用之效
  合思档案的档案应用功能十分强大。多维检索能够满足多场景的查询需求，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，还能按目录、全文检索以及批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。它还支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程都能实现线上化管控，线下实物管理也能实现电子与实物档案的高度关联。

合思档案核心亮点

• 便捷调阅：打破空间之限
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置的规则引擎可以自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性。同时，用户可以通过关键词检索快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标的落地。

• 双模式检测：保障数据之真
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 大数据方案：海量处理之能
  大数据解决方案是合思档案的又一亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，它都能提高档案管理的效率，释放档案数据的价值。它还支撑各类归档格式的转化，能够秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别等功能，采用安全存储机制，提供多种数据下载方式。

• 数电票方案：全流程自动化
  合思档案的数电票解决方案实现了多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端的全流程自动化。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验真、解析等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。

合思档案价值体现

合思档案带来了显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统的手工归档方式，档案无需打印，能够更有效地“收紧钱袋子”。例如，它可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理的合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档的全链路。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的有效利用，发挥了数据的价值。

合思档案还实现了资源重组，让企业前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，实现了企业效益的最大化。

合思档案典型使用场景

• 报销业务场景：证据链完整保障
  在报销业务场景中，合思档案通过证据链完整性解决方案，在发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障了财务的合规性。

• 档案调阅场景：多维度精细查询
  档案调阅场景下，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整的业务链数据。

• 数电票管理场景：全流程闭环管理
  对于数电票管理场景，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程的闭环管理。

• 实物档案管理场景：线上化创新管理
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程的线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案成功案例

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等效率提升方案。实施后，企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务与财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据关联次数和单据与单据关联次数众多。

世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。方案实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理为主等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。该方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它致力于服务未来财务人，为企业提供全方位的财务数字化服务。

合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档。

合思档案是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，不仅满足接收管理数电票的能力，还能及时应对各种变化。

展望未来，携手前行

合思档案作为一款卓越的效率提升方案，助力企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现了会计档案价值的深度应用，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，帮助企业在数字化浪潮中取得更大的竞争优势。

如果您的企业也想体验这一领先的单套制电子会计档案管理平台，实现财务档案管理的变革与升级，欢迎拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com ，还可以免费试用，亲身感受合思档案带来的效率提升。