合思档案：解锁企业档案管理新密码

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营环境正经历着翻天覆地的变化。2025年数电票全覆盖的目标，如同一记警钟，让企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票的迅猛扩张，在收票端，一系列政策明确赋予了电子会计档案和电子凭证合法地位，大力推动电子形式归档；开票端，全国36个省市区已实现数电票试点全面覆盖。这种特殊的管理要求，使得企业对专业电子会计档案管理平台的需求变得极为迫切。

纸电混合时代，企业的不同角色都在传统档案管理中苦不堪言。企业高管面对着纸质档案管理成本居高不下、占地空间大的难题，更令人头疼的是，档案数据难以分析利用，就像一座被封锁的宝藏，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则把大量时间耗费在手动整理和核对档案数据上，工作枯燥乏味且效率低下。业务人员报销纸质票据时，繁琐的流程让人疲惫不堪，大量时间被白白浪费。

传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。它不仅有着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间成本；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；更有着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素损坏。企业在推行数字化的进程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，依然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，企业全面数字化的目标遥不可及。解决档案管理难题，已然成为企业刻不容缓的任务。而合思档案，正是企业摆脱困境的关键所在。

合思档案：为企业各角色量身定制解决方案

合思档案作为一款强大的审计和合规工具，为企业不同角色提供了全面而精准的解决方案，犹如一把万能钥匙，开启了企业档案管理的新局面。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业决策的得力助手。它能够沉淀数据资产，就像一位细心的管家，将企业的财务档案数据精心整理和保存。通过保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供数智化支持。在当前经济环境下，合思档案还能通过数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，让企业在可持续发展的道路上稳步前行。

对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的法宝。它让档案数据同源，全流程透明流转，就像一条顺畅的流水线，便于监控和分析。有了合思档案，档案管理变得轻松自如，不再是繁琐的体力活，而是高效的脑力工作，大大提升了档案利用效率。

对于外部审计工作，合思档案同样表现出色。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅和权限的一键下放/回收，减少了财务与审计的重复沟通，让审计工作变得更加高效和便捷。

合思档案不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还配备了六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，真正做到了档案管理的全方位覆盖。

合思档案核心功能：高效创新引领档案管理变革

合思档案作为一款卓越的审计和合规工具，其核心功能犹如璀璨星辰，在档案管理的天空中闪耀着独特的光芒，以高效性和创新性引领着档案管理的变革。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联和自主采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，就像一位智能的数据采集员，高效准确地收集所需信息。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，可通过多种便捷方式进行数据补录，如单张PDF大文件和多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业提供了极大的便利。

智能制档功能更是合思档案的强大武器。它利用规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，可对不同系统、不同类别的核心会计凭证进行自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量，如同一位超级智能的档案整理师，快速而精准地完成档案组装。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案管理更加灵活和可控。通过字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更方便地查询和分析，大大提高了工作效率。

专用格式版式文件功能别具一格。它可自主采集结构化字段信息，使财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。它还支持自定义企业专用、个性化版式文件，还能自定义调配生成档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件，增强档案的可扩展性，满足企业个性化的需求。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案质量的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件和文件间业务关系进行可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业档案管理的合规性提供了有力保障。

合思档案应用案例：真实成效见证卓越价值

合思档案作为一款出色的审计和合规工具，在不同企业的应用场景中展现出了卓越的价值，以下这些实际案例就是最好的证明。

在年单据量2.6亿的企业中，该企业面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收，就像一个强大的收纳盒，将所有数据都有序地收集起来。自动匹配组装档案，以会计凭证上下游单据树状结构呈现，让档案管理变得清晰明了。实现档案管理电子化和借阅管理信息化，保障安全可追溯，简化装订流程，能1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可穿透联查，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。

在共享中心统建的集团型企业中，企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了巨大作用。安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；业务完整性检测，系统取代人工灵活搭建检测方案；单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求；低碳环保，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，同时整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

在多系统数据互联的企业中，企业存在低效的档案管理现状，如整理、保管、存储环节繁琐，管理方式以纸质档案为主，档案管理痛点包括会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不规范等。合思档案的单套制管理方案为企业带来了新的希望。数据集成方案，广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置数据检测方案；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互实现跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，可控会计资料全流程，降低财务管控风险，同时预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

在重塑管理结构的民办教育集团中，企业在档案管理的采集、存储、整理、利用环节均存在低效问题，如业务系统多且数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案的单套制管理方案为企业量身定制。数据集成方案，梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在政策推动、合规要求的大背景下，在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标驱使下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的审计和合规工具，能够助力企业实现财务档案管理的全面升级，解决各类档案管理难题。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，众多客户对其给予了高度评价，证明了其产品的可靠性和有效性。合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等多个城市，方便为各地企业提供服务。

如果您的企业也想摆脱档案管理的困境，实现降本增效和数字化转型，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号和微信小程序二维码，进一步了解合思档案产品，还能免费试用，开启高效档案管理之旅。