在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广全面数字化电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域推广使用航空运输电子客票行程单，这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。然而，现实中许多企业在财务档案管理方面仍面临诸多痛点。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况难以避免；纸质档案受时间和空间限制，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。再如COMMUNE幻师，每年档案耗材、打印、存储成本高达53323元，门店报销周期长达2个月，且缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段。在采购报销管理方面，这些痛点严重影响了企业的运营效率和成本控制。
面对这些问题，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为采购报销管理提供了强有力的支持。
合思档案：财务数智化的一站式解决方案
合思档案依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在采购报销管理方面，合思档案发挥着至关重要的作用。
合思档案实现了自动归档功能。它能够根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。这一功能大大减少了人工干预，提高了采购报销管理的效率。同时，合思档案还提供自助OA，为员工提供了一个在线平台，方便他们提交申请并进行审批流程，进一步优化了采购报销管理的流程。
合思档案核心功能：开启采购报销管理新篇章
合思档案的功能蓝图涵盖了多个方面，为采购报销管理带来了诸多便利。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。在传统的采购报销管理中，查阅档案往往需要打印大量纸质文件，不仅浪费资源，还效率低下。而合思档案实现了便捷调阅，无需打印，节省了时间和成本。同时，它还能对档案进行混序归集，无需人工组装，提高了档案管理的灵活性。
电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大亮点。它包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。
在智能采集方面，合思档案具备开放式接口互联·自主采集的优势，能够与外部生态如OCR识别、RPA技术等以及内部系统如EAI插件、API接口等进行连接，实现数据的自动采集。同时，它还能对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，确保数据的准确性和完整性。这对于采购报销管理中的发票采集和处理具有重要意义。
预归档服务集成了多种服务，如规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的数据进行预处理，为后续的档案管理做好准备。
基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节。合思档案采用先进的存储技术，确保档案的安全和可靠性。同时，它提供多维检索功能，用户可以通过多种方式快速查找所需档案，实现一站式预览。在借阅方面，支持在线借阅，还能与异构系统联查，方便用户获取相关信息。此外，对于实物档案，合思档案支持混序归档，并能进行可视化盘点，让档案数据一目了然。
档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能。这些功能能够为企业的采购报销管理提供决策支持，帮助企业优化流程，降低成本。
合思档案应用案例：见证采购报销管理实效
众多企业在使用合思档案后，在采购报销管理方面取得了显著成效。
好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，在采购报销管理相关的财务工作中减少了90%的人工耗时。总部接收环节减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这得益于合思档案的自动归档和智能检索功能，大大提高了采购报销管理的效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。在采购报销管理方面，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这使得企业在采购报销管理中更加高效、环保。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，在采购报销管理上实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用更加便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，在采购报销管理的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，同时确保了档案合规性达到100%。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，在采购报销管理等方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也想在采购报销管理方面实现财务数智化转型，降本增效，不妨选择合思档案。现在扫描二维码可了解合思档案，还能了解更多成功案例。您也可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com 。更重要的是，现在可以免费试用合思档案，亲身体验它为采购报销管理带来的变革。
