在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。世界500强旗下的一家教育服务品牌，凭借在教育领域的深厚底蕴和广泛布局，业务版图不断拓展。然而，随着业务的日益复杂，企业面临着诸多财务难题。该企业拥有众多相互独立的业务和财务系统，这使得结构化数据提取犹如大海捞针，困难重重。电子发票的打印、查重和验伪工作，不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物档案的管理更是让企业头疼不已，占用大量物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，更是费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。在这样的困境下，企业急需一套全面、高效的财务数字化解决方案，而合思的出现，为其带来了曙光。
教育巨头财务困局待解
该教育服务品牌作为世界500强旗下的一员，业务规模庞大，业务和财务系统众多且相互独立。这种系统架构导致数据无法互通，使得结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的处理流程繁琐，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，不仅浪费了大量的时间和精力，还造成了纸张的浪费。实物存档方面，大量的档案需要占用专门的物理空间，并且需要专人进行管理。然而，即使投入了大量的人力和物力，档案损坏的问题仍然无法避免，这让企业面临着潜在的合规风险。不断重复的纸质档案录入工作，不仅效率低下，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，需要耗费大量的时间和精力。实物凭证与业务的分散，使得档案的查找和利用变得十分困难，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率和发展。
合思定制全维档案方案
合思针对该客户的实际情况，提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，满足了不同场景下的数据采集需求。方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这套全面的解决方案，合思为客户构建了一个高效、智能的财务档案管理体系。
方案落地实操有序推进
在解决方案的实施过程中，合思采取了一系列有序的步骤。首先，通过广泛连接异构系统，将不同来源的档案数据进行整合。利用自动封装接口，无需开发成本即可接入各系统，确保数据的顺利采集。对于档案数据，通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式进行收集。在归档环节，系统进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。然后对电子档案和实物档案进行管理，同时对档案的借阅、移交、鉴定、销毁等进行权限监控，确保档案的安全和合规使用。利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。通过这些步骤，合思确保了解决方案的顺利实施和有效运行。
转型成果显著数据说话
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效，让档案的利用更加便捷。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这些数据充分证明了合思解决方案的有效性和价值。
客户高度赞誉实力见证
企业自2017年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，2021年12月子公司成立并迅速扩展。与合思合作建设电子档案系统后，财务自动化率达91%。通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。企业财务相关负责人对合思的解决方案表示高度认可，认为合思的方案具有全面性、针对性和可操作性，能够有效解决企业面临的财务难题。他们对合思的专业能力和服务态度给予了充分肯定，并表示有信心在2024年实现更高的财务数据自动化率。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能自动生成报销单，简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，合思拥有专业的客户成功团队，为企业提供全方位的服务保障。合思还提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，且有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同提供不同套餐选择和价格方案。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨来免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型的新篇章。
