在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，企业的财务数字化转型已成为提升核心竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上有着自己独特的探索与实践。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。在这样的背景下，动力源急需一套高效的解决方案来优化其数字报销流程，合思的出现为其带来了新的曙光。
转型痛点：数字报销流程的重重困境
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多系统操作乱象丛生
动力源在财务数字化转型过程中，多系统操作体验差成为了员工和财务人员的一大困扰。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让人苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，发票验真、查重也都依赖手工操作。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量的时间和精力，使得数字报销流程效率低下。 -
系统割裂数据孤岛
同一个报销信息，审批、预算、差标却分散在多个系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。系统的割裂和数据的分散，就像一道道无形的壁垒，阻碍了数字报销流程的顺畅运行。 -
业务复杂稽核艰难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了数字报销流程的复杂性和管理难度。 -
组织架构流程混乱
随着公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。这种混乱的组织架构和繁复的流程，严重影响了数字报销流程的效率和准确性。
合思方案：精准破解数字报销流程难题
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系统集成数据互通
合思为动力源提供了强大的系统集成解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据之间的壁垒，让数字报销流程更加顺畅和高效。 -
无需报销体验升级
合思的无需报销方案为动力源的业务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列的自动化操作，极大地简化了数字报销流程，提高了工作效率。 -
系统连接打破壁垒
合思费控系统具有强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这使得待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，进一步优化了数字报销流程。
实施步骤：稳步推进数字报销流程变革
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深入沟通精心准备
合思团队与动力源进行了深入的沟通，全面了解其业务流程和需求。在此基础上，进行系统集成的前期准备工作，包括数据对接、系统配置等。这一步骤为后续系统的顺利上线奠定了坚实的基础，确保数字报销流程的变革能够精准地贴合动力源的实际情况。 -
专业培训确保上手
为了让动力源的员工能够熟悉合思费控系统的操作流程和功能，合思团队对员工进行了专业的培训。通过详细的讲解和实际操作演示，员工们能够快速掌握系统的使用方法，确保系统能够顺利投入使用，保障数字报销流程的正常运转。 -
持续支持优化调整
在系统上线后，合思团队并没有就此止步。他们持续提供技术支持和维护，及时解决出现的问题。同时，根据动力源的实际使用情况进行优化和调整，不断完善数字报销流程，以满足动力源在不同发展阶段的需求。
显著成果：数字报销流程焕发生机
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效率提升体验革新
合思的解决方案让动力源的数字报销流程实现了多系统集成和数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工对公司财务报销流程的满意度。 -
成本节约精力释放
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析和战略规划等，进一步提升了数字报销流程的价值。 -
员工便捷消费无忧
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在消费过程中更加便捷和安心，提升了员工的使用体验，也优化了数字报销流程。 -
合规费控结算统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。动力源的财务制度能够更好地落地实施，降低了财务风险，让数字报销流程更加规范和有序。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的系统，开启您企业数字报销流程的优化之旅。
