合思档案：解锁电子报销凭证管理新密码

在纸电混合时代的浪潮下，企业的财务档案管理宛如置身于迷雾之中，面临着重重困境。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，不仅耗费大量资金，还占据了宝贵的存储空间。而且，这些档案数据犹如一盘散沙，未经过有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，就像手中握着一把珍珠，却无法串成美丽的项链。

财务人员则深陷于繁琐的档案数据整理工作中。面对海量的数据，他们需要耗费大量的时间和精力，手动逐一进行匹配、核对和确认，每一个环节都枯燥而又容易出错，就像在茫茫大海中寻找针一般的精细工作。

业务人员在出差招待后的报销环节也备受折磨。纸质票据的报销流程繁琐复杂，从收集票据到填写表单，再到层层审批，每一步都让人疲惫不堪，仿佛陷入了一个无尽的迷宫。

企业的显性成本高得惊人，纸质凭证输出的耗材成本如同流水一般不断流逝，档案室和档案柜等存储空间的需求也像无底洞一样难以填满。隐形成本同样不容小觑，手工装册归档的重复性工作量巨大，就像永不停歇的陀螺；查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据无法得到有效的利用，就像捧着宝藏却不知如何挖掘。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案就可能遭到损坏，就像脆弱的花瓶，随时可能破碎。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业的财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。信息化建设如同一块短板，亟待“恶补”。由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，纸质文件的储存问题依然像一座大山横亘在面前，数据存储的线下载体也严重影响了企业全面数字化的实现。而电子报销凭证作为财务档案的重要组成部分，其管理问题也愈发凸显。

合思档案：一站式解决方案领航者

合思档案宛如一座明亮的灯塔，为企业在财务档案管理的茫茫大海中指明了方向。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，就像一张巨大而又精密的网，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案等电子报销凭证的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等电子报销凭证）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），为企业提供了全方位、一站式的档案管理服务。

六大场景解决方案更是如同六把神奇的钥匙，能够打开企业不同场景下档案管理的大门。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够在秒级完成查询，就像一个超级智能的图书馆管理员，能够迅速找到你想要的书籍；档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案，让企业的档案管理范围像气球一样不断膨胀；费控系统连接税务系统、OA系统等多个系统，实现了数据的互联互通，就像一条条高速公路，让信息能够快速流动；业务系统的共享调阅解决方案可穿透业务链上下游，证据链完整性解决方案智能检测财务档案证据链完整性，为企业的财务安全保驾护航；数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，让数电票的管理变得轻松自如；实物备查解决方案实现了实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物，就像给实物档案装上了GPS定位系统。

合思档案致力于管理与服务的融合，它就像一位贴心的伙伴，携手企业碰撞出协作的价值。针对CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色，它提供了不同的解决方案，助力企业数智化转型，让电子报销凭证的管理更加高效、便捷。

核心功能亮点：铸就档案管理利器

合思档案的多源采集功能就像一个神通广大的采集器，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，如电子报销凭证中的单张PDF大文件、多张回单/发票等，可进行便捷手动数据补录，还能自动切割，并且可以自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，就像一个灵活的工匠，能够根据不同的需求进行精细的操作。

智能制档功能是合思档案的一大法宝。通过规则引擎，它实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，就像一个智能的指挥官，能够有条不紊地指挥档案的组装工作。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据能够通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，让电子报销凭证的管理更加智能、高效。

专用格式版式文件功能是合思档案的又一特色。它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，如档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”，就像一个充满创意的设计师，能够根据企业的需求设计出独特的档案版式。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为合思档案的安全性和合规性提供了有力保障。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，就像一个严格的质量检查员，确保每一份电子报销凭证都符合标准。

用户收益：开启降本增效新篇章

使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效成果。它可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，就像给企业的财务档案管理按下了“节能键”，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档的繁琐与低效。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让电子报销凭证在整个业务流程中顺畅流转，就像给企业的信息系统安装了一条高速通道。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。从数据到决策，它为企业提供了更有价值的信息支持，就像一位智慧的军师，为企业的决策提供有力的依据。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益的最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大提升，让企业在激烈的市场竞争中占据更有利的位置。

典型场景：彰显强大适用性

单套制解决方案场景中，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，而电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立了完整勾稽关系，纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，让电子报销凭证的管理更加规范、高效。

档案扩展解决方案场景通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现了不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，同时涵盖了财务档案全生命周期管理，让电子报销凭证的管理更加灵活、全面。

证据链完整性解决方案场景通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供了财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让电子报销凭证的管理更加安全、可靠。

共享调阅解决方案场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）有不同的查询和使用方式，让电子报销凭证的查阅更加便捷、高效。

客户成功案例：实力见证卓越

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，电子报销凭证的管理变得轻松高效。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，电子报销凭证的管理更加规范有序。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理、保管、存储环节繁琐，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案等。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了各类会计资料；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，电子报销凭证的管理更加高效安全。

某K12民办教育集团存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等。管理成效以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，电子报销凭证的管理更加科学合理。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理解决方案提供商，已获得众多客户的认可和好评。如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都通过使用合思档案解决了档案管理痛点，实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，提升了管理效率和企业效益。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。如果您也想解决财务档案管理问题，提升电子报销凭证管理效率，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章！