在企业数字化转型的浪潮中，众多企业都在寻求高效的财务数字化解决方案，以提升管理效率、降低成本。北京动力源科技股份有限公司便是其中之一。这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。而北京合思信息技术有限公司，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，为动力源提供了一套卓越的财务数字化解决方案，其中电子档案协同发挥了重要作用。
动力源的业务迷局：挑战重重待破局
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。然而，自建的多个系统虽然投入使用，但整体流程依旧复杂，系统之间存在较高的壁垒，与预期的数字化转型效果差距较大。
多系统操作体验差成为员工的一大困扰。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还容易出错。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工操作，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，增加了财务风险。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，更是让财务制度难以落地。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务数据难以准确反映企业的实际经营情况。在电子档案协同方面，由于系统的不连通，档案的整理和查阅也面临诸多困难。
合思方案：精准施策解难题
面对动力源的诸多痛点，合思提供了全面而精准的解决方案，电子档案协同也贯穿其中。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的壁垒，让数据能够自由流通，为电子档案协同提供了坚实的数据基础。
合思的“无需报销”模式更是一大亮点。业务人员因公消费时免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这种模式不仅提高了报销效率，还实现了电子档案的自动协同管理，让档案的整理和存储更加高效、准确。
合思系统强大的连接能力也不容忽视。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。这使得动力源的各个系统能够无缝对接，实现了数据的实时共享和电子档案的协同管理。
项目推进：携手共进谱新篇
合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作。这是一场充满挑战与机遇的征程，双方共同经历了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。
在项目推进过程中，双方高层领导高度重视，项目组成员齐心协力。他们共同克服了一个又一个困难，确保了项目的顺利进行。每一个阶段都经过了精心的策划和严格的把控，最终合思的财务数字化解决方案在动力源成功落地，电子档案协同也得以高效运行。
成果闪耀：效益显著展风采
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，电子档案协同的优势也得到了充分体现。
多系统集成让数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅节省了员工的时间和精力，还提高了员工的满意度。在电子档案协同的支持下，报销相关的档案能够及时、准确地归档，方便后续的查阅和审计。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。自动化的报销流程和电子档案协同管理，让财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程。员工在使用过程中，体验到了前所未有的便捷，电子档案协同也让他们的报销记录更加清晰可查。
管理方面实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。电子档案协同为管理者提供了全面、准确的财务档案信息，帮助他们更好地了解企业的财务状况和经营情况。
动力源反馈：高度认可促合作
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。电子档案协同也将在未来的合作中不断优化和完善，为动力源的发展提供更有力的支持。
携手合思：开启财务数字化新征程
合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。电子档案协同作为其中的重要环节，为企业的财务数字化转型提供了有力保障。已经有众多像动力源这样的企业，在合思的帮助下实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也渴望实现财务数字化转型，挖掘更多净利润，不妨选择合思的财务数字化解决方案。现在，您可以免费试用合思的产品，亲身感受电子档案协同带来的高效与便捷，与合思携手，共同开启财务数字化的新征程。
