在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化道路上也曾面临诸多难题，而合思的出现，为其解决了这些困境，同时也为众多企业展示了电子档案协同在财务数字化转型中的重要作用。
动力源：财务数字化征程中的困境
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转型之路荆棘满布
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的探索。企业自建了多个系统，本以为能借此提升财务效率和管理水平，但实际情况却不尽如人意。整体流程复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。电子档案协同在这样的多系统环境中难以实现，数据分散在各个系统，无法形成有效的协同和整合。 -
操作体验差合规难题凸显
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，耗费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入，发票验真等手工操作也容易出现假票等情况。这种操作方式不仅效率低下，还存在合规风险，使得基础性工作占据了财务人员大量的时间，电子档案协同的高效性更是无从谈起。 -
系统割裂信息滞后
报销信息分散在多个系统中，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据。这导致企业在决策时缺乏准确的数据支持，影响了企业的运营效率和竞争力。电子档案协同在这种系统割裂的情况下，无法发挥其应有的作用，数据的及时性和准确性受到严重影响。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源业务覆盖面广，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。电子档案协同在这种复杂的业务场景下，面临着巨大的挑战，需要更加高效的解决方案来实现数据的协同和管理。
合思：量身定制的解决方案
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系统集成搭建协同桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为电子档案协同提供了坚实的数据基础。不同系统之间的数据能够顺畅流通，打破了系统壁垒，使得电子档案协同成为可能。 -
无需报销打造高效流程
合思推出的无需报销模式，为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式极大地简化了报销流程，提高了财务处理效率，同时也为电子档案协同提供了更加便捷的操作方式。 -
强大连接能力打破数据壁垒
合思具备强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。电子档案协同在这种强大的连接能力支持下，能够更加高效地实现数据的共享和协同。
方案实施：步步为营见成效
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数据同步整合开启协同之旅
合思与动力源开展财务数字化合作后，逐步将各系统数据进行同步和整合，实现了系统集成。这一过程中，电子档案协同的基础得到了巩固，不同系统的数据开始实现互通和共享。通过合理的数据规划和技术手段，确保了数据的准确性和一致性，为后续的业务协同奠定了基础。 -
无需报销落地规范业务流程
推动无需报销模式在动力源落地，是实施过程中的重要一步。规范了消费流程和财务结算流程，确保消费合规和财务处理高效。在这个过程中，电子档案协同发挥了重要作用，消费数据和财务数据能够实时关联，实现了数据的全流程跟踪和管理。 -
持续优化保障协同流畅
合思不断优化系统连接能力，保障业务数据跨系统的流畅同步和应用。随着企业业务的发展和变化，系统也需要不断适应新的需求。通过持续的优化和改进，电子档案协同能够始终保持高效运行，为企业的财务数字化转型提供有力支持。
显著成果：效益提升看得见
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操作体验革新效率大幅提升
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。电子档案协同使得员工在报销过程中能够更加便捷地获取和提交相关数据，减少了繁琐的操作流程。这不仅提高了员工的满意度，也为企业节省了大量的时间和成本。 -
会计工作量缩减成本节约显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。电子档案协同实现了财务数据的自动化处理和管理，减少了人工干预，提高了数据处理的准确性和效率。财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，为企业的财务管理提供更深入的分析和决策支持。 -
报销流程简化消费体验升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。电子档案协同为员工提供了更加便捷的消费和报销体验，同时也提高了企业的费用控制能力。 -
费控合规结算统一财务价值凸显
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够做更有价值的工作。电子档案协同使得财务数据更加透明和可追溯，为企业的合规经营提供了有力保障。
动力源评价：合作开启新未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可，也证明了电子档案协同在企业财务数字化转型中的重要作用。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为企业提供全方位财务数智化服务，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思并取得了显著成效，电子档案协同在其中发挥了重要作用。
