在商业的大舞台上，有这样一个国民经典零食品牌，它畅销30余年，年单据量高达2.6亿。在财务数字化转型的浪潮来临之前，它却在财务管理的迷宫中徘徊，面临着诸多挑战。该品牌的销售版图覆盖全国，供应链复杂如一张巨大的网，多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，这使得管理工作变得繁杂且低效。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求极高，财务人员不得不花费大量时间在Excel中二次整理数据，人工记账的方式更是难以释放财务的真正价值。此外，事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。而在财务审计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。
业务迷宫：客户现状与痛点剖析
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销售版图与管理困局
这个国民经典零食品牌的销售网络遍布全国，庞大的版图背后是复杂的供应链体系。多种销售渠道并行，如线下门店、线上电商平台等，使得管理流程涉及多个系统。不同系统之间的数据交互不畅，导致管理工作变得异常繁杂。各个部门之间信息沟通不及时，协同效率低下，这不仅影响了企业的运营速度，还增加了管理成本。在财务审计档案管理方面，由于数据分散在不同系统中，档案的整理和归档工作变得困难重重，容易出现遗漏和错误。 -
差旅管理难题
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，无法满足企业精细化核算的需求。财务人员在处理差旅费用时，需要在Excel中进行二次整理，这不仅增加了工作量，还容易出现数据错误。人工记账的方式使得财务人员陷入繁琐的事务中，无法将更多的精力投入到财务分析和决策支持中，难以释放财务的价值。此外，事前事中管控的不连贯，使得差旅控制不精细、不灵活。员工在差旅过程中的费用支出缺乏有效的监控，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。在财务审计档案管理方面，差旅费用的报销凭证分散在各个部门和员工手中，档案的收集和整理工作难度大，容易出现丢失和损坏的情况。 -
档案管理困境
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错。财务人员需要花费大量的时间和精力在档案的整理和归档工作上，这不仅降低了工作效率，还增加了人力成本。在查找档案时，由于档案的存储方式不规范，查找难度大，容易耽误业务的处理。此外，手工整理档案容易出现错误，如档案编号错误、档案内容缺失等，这给财务审计档案管理工作带来了很大的风险。
智慧药方：合思解决方案揭秘
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消费 – 入账 – 归档一体化方案
合思为该客户提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工在进行差旅申请并经过业务审批后，可通过合思商城订购或TMC订购。合思商城提供了便捷的订购体验，员工可以在商城中实现同屏比价，选择最适合自己的产品和服务。同时，商城还支持统一开票，自动拆分对账，记账去人工化，大大提高了工作效率。在财务核算、记账方面，合思提供了对账结算中心，无论是线上统一开票还是线下统一开票，都能进行有效的处理。线上统一开票时，系统自动拆分结算并自动记账；线下统一开票则进行线下结算和手工记账。在档案管理上，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。合思档案能进行多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为财务审计档案管理提供了高效、便捷的解决方案。 -
便捷申请体验
该方案具备便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。员工只需在系统中提交差旅申请，经过审批后即可进行消费。这不仅减轻了员工的负担，还提高了员工的满意度。同时，合思商城的同屏比价功能让员工能够选择性价比更高的产品和服务，为企业节约了成本。在财务审计档案管理方面，便捷的申请流程使得档案的生成和收集更加规范和高效，减少了档案管理的难度。
落地路径：解决方案实施步骤
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差旅申请与订购
员工首先进行差旅申请，经过业务审批后，可选择在合思商城订购或TMC订购。合思商城提供了丰富的产品和服务，员工可以根据自己的需求进行选择。在订购过程中，系统会自动记录相关信息，为后续的财务核算和档案管理提供数据支持。 -
财务核算与记账
合思商城和TMC分别生成对账单，进入财务核算、记账环节。通过对账结算中心进行处理，线上统一开票时，系统自动拆分结算并自动记账；线下统一开票则进行线下结算和手工记账。这一过程实现了财务核算的自动化和规范化，提高了财务工作的效率和准确性。在财务审计档案管理方面，系统会自动将相关的财务数据和凭证进行归档，方便后续的审计和查询。 -
档案管理与归档
在档案管理方面，合思环节按照L4级无需报销标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节按照L3级无需报销标准录入发票等档案。合思档案能进行多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这一过程实现了财务审计档案管理的数字化和自动化，提高了档案管理的效率和安全性。
成效彰显：解决方案实施成果
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差旅消费与成本节约
该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元。这表明合思的解决方案得到了员工的认可，同时也为企业节约了大量的成本。在财务审计档案管理方面，差旅费用的规范管理使得档案的生成和整理更加清晰和准确，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
工作效率提升
基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%。员工无需再花费大量时间在报销流程上，财务人员也无需再进行繁琐的手工记账和对账工作，这使得他们能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。在财务审计档案管理方面，高效的工作流程使得档案的整理和查询更加快捷，为企业的审计工作提供了便利。 -
业财连接与档案管理升级
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这一成果使得企业的财务管理更加规范和透明，为企业的决策提供了更加准确的数据支持。在财务审计档案管理方面，数字化的档案管理模式提高了档案的安全性和可靠性，为企业的长期发展提供了保障。
客户盛赞与行动召唤
该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，其解决方案可供其他门店企业参考。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。它提供免费试用，有灵活定价模式，还具备强大的集成能力，能与其他系统无缝对接，实现数据的共享和协同工作。若您的企业也面临类似财务问题，不妨拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多，开启免费试用，体验财务数字化转型的魅力。
