在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本完成数字化适配，电子凭证接收、报销、入账和归档等难题也将逐步得到解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。接下来，我们将深入了解合思档案在金牌橱柜家居科技股份有限公司的成功应用。
橱柜巨头档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它在行业内占据着举足轻重的地位。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，更是荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务规模十分庞大，全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，涵盖92家归档主体，企业员工人数超过6000人。
随着企业的蓬勃发展，海量的业务数据也随之而来。据统计，金牌橱柜年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达177744张，年发票量为123247张。如此庞大的数据量，给档案管理带来了巨大的挑战。在传统的纸质档案管理模式下，装订配耗时预估每年达到66天，档案查找耗时预估为30天，打印成本预估每年180000元，存储空间成本90000元，打印成本100000元，这无疑给企业带来了沉重的负担。因此，金牌橱柜急需一种高效、智能的档案管理解决方案，以解决当前面临的困境。
传统管理痛点催生变革需求
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜面临着诸多难题，主要体现在整理、保管、存储和利用等环节。
在整理环节，会计档案分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，工作效率极其低下，而且容易出现错误。
保管环节也存在诸多不便。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种繁琐的流程不仅增加了工作的复杂性，还容易导致档案的丢失和损坏。
存储环节同样面临挑战。公司需要设立独立的档案室来存放纸质档案，这不仅占用了大量的空间，还需要投入大量的人力和物力进行管理。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，工作效率低下，而且难以满足企业快速发展的需求。因此，引入一种先进的电子档案管理系统势在必行。
合思档案量身定制解决方案
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思档案为其量身定制了一套全面的解决方案，具体包括以下几个方面：
打破孤岛统一存储档案
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，企业可以更加方便地管理和利用档案数据，提高了工作效率。
搭建完整业务证据链条
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得企业在进行财务核算和审计时，可以更加清晰地了解业务的来龙去脉，提高了财务数据的准确性和可靠性。
数据共享实现一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员可以通过系统快速准确地找到所需的档案信息，查阅便捷高效，大大提高了工作效率。
银行回单开启无纸化管理
针对海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅节省了大量的打印成本和存储空间，还提高了数据的安全性和准确性，助力企业降本增效。
显著成效见证数字化转型成果
通过引入合思档案，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成效。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和企业的竞争力。
在成本节约方面，预估每年节省总体成本30万以上。这主要得益于打印成本和存储空间成本的降低，以及工作效率的提高。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和企业内部管理制度，确保了档案数据的安全性和合规性。
综上所述，合思档案在帮助金牌橱柜家居科技股份有限公司实现档案管理数字化转型、降本增效等方面取得了巨大的成功。通过多系统数据互联，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。
合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
未来，合思档案有望助力更多企业实现财务数智化转型，提升企业的核心竞争力。如果您的企业也面临着纸质档案转电子的难题，不妨选择合思档案，开启免费试用，体验高效、合规、低碳的财务数智化之旅。
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