在数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的关键趋势。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理，这标志着会计管理模式迎来全面变革。然而，电子凭证全面数字化应用也面临着诸多数字鸿沟，企业在电子文件归档流程等财务数字化领域急需有效的解决方案。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正助力企业突破财务难题，挖掘更多净利润。接下来，让我们通过某知名头部数字阅读品牌客户的案例，深入了解合思在电子文件归档流程等财务数字化方面的卓越表现。
数字阅读巨头的财务困境
该知名头部数字阅读品牌在快速发展的过程中，财务数字化方面遭遇了重重挑战，电子文件归档流程更是困难重重。
数据分散是首要问题。公司的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每到财务结算时，面对分散的数据，财务人员往往束手无策，难以对费用进行精准把控，电子文件归档流程也因数据的不统一而变得混乱。
繁重的单据处理工作让财务人员苦不堪言。每个财务月均需处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在电子文件归档流程中，大量的纸质凭证需要人工整理、装订，不仅耗费时间和精力，还容易出现错误。
大量的纸张浪费也是不容忽视的问题。全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。同时，纸质档案在存储和管理上也存在诸多不便。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，这不仅效率低下，而且无法适应企业快速扩张的需求，电子文件归档流程也因此受到严重影响。
合思量身定制解决方案
面对该客户的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面优化电子文件归档流程。
这一解决方案助力企业完成业财平台建设，保障了财务准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在电子文件归档流程中，合思的系统能够对各项财务数据进行精准记录和处理，确保档案信息的完整性和准确性。
合思还显著提高了财务及时性。结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，及时做出决策。在电子文件归档流程中，快速的结账时间使得财务数据能够及时归档，提高了档案管理的效率。
客户转型成果显著
合思的解决方案为该客户带来了多方面的显著成果，在电子文件归档流程等方面实现了质的飞跃。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。同时，档案整理效率大幅提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。合思帮助企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也得到了极大提升。在电子文件归档流程中，数字化的管理方式使得档案的存储、查找和调阅更加便捷高效。
降本方面，合思的解决方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。此外，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在电子文件归档流程中，无纸化的管理方式不仅降低了成本，还提高了环保效益。
合规方面，发票OCR识别验真有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。合思保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在电子文件归档流程中，合规性的保障使得企业的财务档案管理更加规范、安全。
先进方面，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在电子文件归档流程中，先进的数字化管理模式使得企业的财务管理更加高效、智能。
合思通过无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型中的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来将有更多企业受益于数字化转型，实现财务管理的全面提升。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它还提供免费试用、灵活定价模式等服务，为企业提供了更多的选择和便利。如果您的企业也希望优化电子文件归档流程，提升财务管理水平，不妨拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站了解详情，还能免费试用，开启企业财务数字化转型之旅。
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