合思档案：开启智能化文件归档新时代

在当今企业数智化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票管理的特殊性，要求企业必须拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

企业在数字化推行过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管承受着纸质档案管理成本巨大、储存占地且档案数据难以分析利用的压力；财务人员被海量档案数据、繁琐的整理工作所束缚；业务人员则为报销纸质票据流程的繁琐而抱怨。同时，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、数据利用低效，以及高合规风险如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题，严重影响了企业的财税管理效率。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它能够有效解决行业痛点，为企业提供专业的电子会计档案管理解决方案。

合思档案解决方案：多角色价值赋能

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，为企业实现智能化文件归档提供了有力支持。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。让企业在智能化文件归档的过程中，更好地把握发展方向。

对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松简单，提高档案利用效率，为财务工作的智能化文件归档提供便利。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提升了审计工作的效率，也为智能化文件归档提供了可靠保障。

合思档案核心功能：独特价值凸显

• 多源采集：灵活高效采数
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种灵活高效的采数方式，为智能化文件归档提供了丰富的数据来源。

• 智能制档：精准关联匹配
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提升了智能化文件归档的精准度。

• 双模式检测：保障数据质量
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为智能化文件归档的数据质量提供了坚实保障。

• 档案管理：灵活权限配置
  在档案管理功能上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这种灵活的权限配置和管理方式，为智能化文件归档提供了全方位的支持。

合思档案应用场景：实际效果显著

• 海量单据企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本，为企业的智能化文件归档带来了实质性的改变。

• 集团型企业：标准落地合规环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为集团型企业的智能化文件归档提供了成功范例。

• 档案管理低效企业：统一存储数据共享
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为档案管理低效企业的智能化文件归档提供了有效解决方案。

• 民办教育集团：简化流程高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，受环境因素影响或保管不善导致档案损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，手动操作耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，通过业务映射打破财务数据和业务数据的标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的智能化文件归档提供了新思路。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，客户反馈良好。例如，“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%”。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。合思秉承以客户为中心的服务理念，拥有专业的研发和服务团队，能为企业提供全方位的支持和保障。

如果您的企业也想抓住电子会计档案管理的趋势，实现数智化转型和降本增效，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启智能化文件归档的全新之旅。