档案电子化软件助力企业财务档案管理变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，这对企业的财务档案管理提出了全新的要求。企业的信息化建设亟待加强，以适应这一快速变化的趋势。

在传统的纸质和纸电混合档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量的资金用于存储和维护，而且占据大量的物理空间，同时档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥且繁琐，效率低下。业务人员的报销流程也十分繁琐，耗费大量的时间和精力。

传统档案管理还存在着高显性成本和高隐形成本的问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。此外，传统档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，影响企业的合规运营。虽然国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，影响了企业全面数字化的进程。

合思档案：开启档案管理新时代

在这样的背景下，合思档案作为一款领先的档案电子化软件应运而生。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足不同企业的多样化需求。

合思档案的单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过电轨运行，线上一套电子数据即可实现全面管理，财务档案证据链完整，能够全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

功能概览：全生命周期管理的智慧之选

合思档案作为一款优秀的档案电子化软件，涵盖了电子会计档案全生命周期管理的各个方面。

在智能采集方面，它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时可通过字段映射让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

基础管理功能包括档号管理、账套管理、组织权限管理等多个方面。系统规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，同时支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

档案服务功能提供身份调查、全文检索、档案借阅等多种服务，支持多维检索，满足多场景查询需求，实现一站式预览，穿透联查，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

核心亮点：降本增效与数字化转型的引擎

合思档案作为一款卓越的档案电子化软件，具有显著的核心亮点，在企业数字化建设中发挥着重要作用。

显著的降本增效是其一大亮点。合思档案可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，帮助企业在当前经济环境下实现成本的有效控制。

电子会计档案管理闭环方面，合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化的“最后一公里”，助力企业实现业财融合。

让数据“活起来”是合思档案的又一重要亮点。它真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，帮助企业基于档案数据进行有效决策，提升企业的决策能力和竞争力。

资源重组方面，合思档案实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化，为企业的可持续发展提供有力支持。

产品价值：为不同角色赋能

合思档案这款档案电子化软件针对不同角色提供了不同的价值，助力企业实现数字化转型。

对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，为企业的战略决策提供有力支持。

对于归档员/财务而言，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计工作的效率和准确性。

合思档案还能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。

典型场景：全方位满足企业需求

合思档案这款档案电子化软件在不同的典型场景中都能发挥重要作用。

在业务流转阶段，合思档案可实现上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料等操作，满足企业业务数据采集需求，确保企业业务数据的及时、准确采集。

在档案采集阶段，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架等操作，实现档案的高效采集和整理，提高档案采集的效率和准确性。

在档案利用阶段，支持多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，满足企业不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）的档案查阅需求，为企业人员提供便捷的档案查阅服务。

在数电票管理场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保数电票管理的合规性和高效性。

成功案例：实力见证价值

合思档案作为一款优秀的档案电子化软件，已经在众多企业中得到了成功应用。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如凭证总量14W +、单据总量50W +，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数众多。

某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，成本效益对比明显，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：引领行业发展

合思创立于2014年，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思档案作为一款档案电子化软件，自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性，满足企业在“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

它符合国家政策要求，满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等相关政策规定，确保电子会计档案合规性管理。

合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，同时拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。

合思档案作为一款优秀的档案电子化软件，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，助力企业实现业财融合，是企业数字化建设的必然选择。随着国家政策对电子会计档案管理的支持力度不断加大，合思档案将在推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型方面发挥更大的作用，帮助企业实现会计档案价值的深度应用。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，企业应抓住机遇，选择合思档案，提升财务档案管理效率和合规性，在数字化浪潮中取得竞争优势。如果您想进一步了解合思档案，不妨免费试用，开启高效的财务档案管理之旅。