在数字时代的浪潮中，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性愈发凸显。它不仅是企业财务数据的重要载体，更是推动会计数字化转型的关键力量。然而，当前电子凭证全面数字化应用面临着重重挑战，宛如一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
电子凭证类型繁多、格式杂乱，不同行业、不同业务场景下的电子凭证千差万别，这使得企业在处理和管理电子凭证时困难重重。协同难也是一大问题，电子凭证的处理往往涉及多个部门和系统，各部门之间缺乏有效的沟通和协作，导致工作效率低下。此外，电子凭证易丢失的特性也给企业带来了极大的困扰，一旦凭证丢失，不仅会影响财务数据的准确性，还可能引发合规风险。
许多企事业单位在电子凭证的处理上存在一些错误做法。将电子凭证打印成纸质文件入账，这不仅造成了纸张的浪费，还增加了人工成本和管理难度；转换成图片文件入账，图片文件的格式和质量参差不齐，不利于数据的存储和查询；需手工查验合法真实，这种方式不仅效率低下，还容易出现人为错误。
调研显示，现阶段企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求虽有一定了解，但仍有部分受访者在使用不符合要求的JPG格式的发票。而且，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，这使得合规风险难以控制。同时，多数企业虽然费控系统和OA办公系统使用比例较高，但员工仍以自己垫资订票、手工录入发票数据等传统报销流程为主，这极大地滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。企业电子凭证报销、入账和归档的数字化转型面临着多样性和复杂性，缺少统一的综合服务平台，涉及多个政府部门难以协同等问题，都给企业的数字化转型带来了巨大的挑战。
在这样的背景下，合思推出了一系列针对性的解决方案，旨在帮助企业跨越电子凭证数字化转型的重重障碍，优化电子文件归档流程。
合思全景式解决方案：开启电子文件归档新征程
合思通过其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了全方位的财务数智化服务。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，如同一位全能的财务管家，帮助企业挖出更多净利润。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态。在这个生态中，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，该平台可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，让电子文件归档流程更加顺畅高效。
合思提出的无需报销分级标准，从“报销自动化”程度出发，将企业费控能力分为L1 – L5五个阶段。企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，这有利于推动企业内外数据共享。最终，达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面，极大地优化了电子文件归档流程。
合思提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”全流程解决方案，涵盖了总额管控、商旅线上订购、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等环节。每一个环节都紧密相连，形成了一个完整的闭环，确保电子文件归档流程的每一步都精准无误。
合思财务收支管理平台：电子文件归档的智慧引擎
合思财务收支管理平台拥有众多核心功能与优势，如同一个强大的智慧引擎，为电子文件归档流程提供了有力的支持。
差旅申请功能让员工可以在线提交差旅申请，系统会自动生成电子票据和报销单据。这一功能大大提高了申请效率，减少了员工的等待时间，同时也为电子文件归档提供了准确的数据来源。
商旅线上订购支持机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。易商卡线下消费可用于日常开支，如办公用品购买等，实现了无纸化报销。这种线上线下相结合的消费模式，让电子文件的产生更加便捷，也为电子文件归档流程提供了更多的便利。
发票采集功能能够自动识别并录入各类发票信息，减少了人工输入错误。审核对账系统对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。这两个功能相互配合，保证了电子文件的准确性和完整性，为电子文件归档流程提供了坚实的基础。
自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻了财务人员的工作量。同时，系统还具备总额受控功能，设定预算上限，防止超支情况发生。这两个功能有效地控制了企业的财务风险，也让电子文件归档流程更加规范有序。
合思解决方案：电子文件归档的成功典范
合思的解决方案在不同企业的应用中取得了显著的成效，成为了电子文件归档的成功典范。
某国民经典零食品牌企业，其销售版图覆盖全国，供应链复杂。该企业原有的差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理难度大。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理以及智能关联等成效，优化了电子文件归档流程。
某主营业务建设覆盖面广、日均处理订单多的企业，面临员工垫资压力大、报销流程繁琐、财务手工录入审批效率低、内部多系统并行数据不互通等问题。与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本，也让电子文件归档流程更加高效。
某知名头部数字阅读品牌企业，数据分散在内部多系统，业务流程断裂，每月处理大量单据需打印粘贴，造成纸张浪费且档案管理不便。引入合思解决方案后，在增效、降本、合规、先进等方面取得显著成效。如实时掌握付款进度、提升档案整理效率、减少差旅超标情况、保证财务档案合规等，进一步优化了电子文件归档流程。
某世界500强旗下教育服务品牌企业，企业业务、财务系统多且相互独立，实物存档占用空间大、管理成本高，纸质档案录入操作耗时易出错，档案查阅不便。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达91.6%，让电子文件归档流程实现了质的飞跃。
电子凭证会计数据标准试点正在加速企业会计凭证数字化转型的步伐。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，这有利于适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。
合思财务收支管理平台具有丰富的功能和强大的优势，且在众多企业的应用中取得了显著的成效，能够帮助企业解决财务痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。企业若想优化电子文件归档流程，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思的解决方案，实现财务数字化升级。
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