在数字化浪潮席卷而来的当下，企业正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理被推到了新的风口浪尖，信息化建设成为亟待跨越的鸿沟。数电票以XML格式存档，XBRL文件对财务入账信息有着严格要求，传统的档案管理方式显然已无法适应“数字化凭证时代”的新要求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员都在传统档案管理中遭遇了重重困境。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下、储存空间占用巨大以及档案数据难以有效分析利用的难题。财务人员则深陷档案数据量庞大、整理耗时费力、需手动逐一匹配核对的泥沼。业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。此外，传统档案管理还存在着诸多成本与风险问题，显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅效率低下；合规风险如电子会计凭证管理不善、纸质档案可能因不可抗力损坏等。即便企业在数字化推行过程中通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体的问题依旧存在，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现。
合思档案正是在这样的时代背景下应运而生，它为企业提供了一套全面而专业的电子文件归档流程解决方案，帮助企业摆脱传统档案管理的困境。
合思档案：多元方案筑就管理基石
合思档案凭借其领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，为企业提供了全方位、多层次的档案管理支持，满足了不同企业在各种场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
对于企业的CEO和高管而言，合思档案就像是一位得力的战略参谋。它能够沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理，极大地提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业决策实现数智化，在降低成本、提高效率的同时，还能推动企业实现绿色低碳运营。
对于归档员和财务人员来说，合思档案是一位贴心的工作伙伴。它让繁琐的档案管理工作变得轻松高效，告别了重复低价值的劳动。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计人员，合思档案更是提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放和回收。这使得财务人员无需再与审计人员反复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
核心功能：解锁电子文件归档流程新体验
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智能采集：数据获取的智慧引擎
合思档案的智能采集功能，是其强大数据获取能力的集中体现。基于跨系统数据集成要求，它提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成，同时预制了系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票的自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。 -
智能制档：高效整合的精准利器
在智能制档方面，合思档案展现出了卓越的精准性和高效性。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员的查询更加便捷、分析更加直接。同时，它具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，为归档数据的真实、完整、安全、可用提供了坚实的保障。 -
档案管理：灵活权限的精细把控
合思档案在档案管理方面具有高度的灵活性和精细度。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，它还支持自定义档案目录分类，可维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置了档号、档案册号编制规则，同时也支持企业根据自身制度自主排列、扩展。 -
档案应用：便捷查询的多元通道
合思档案的档案应用功能为用户提供了便捷、多元的查询体验。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。智能搭建的多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现出一站式预览效果。此外，它支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，实现可视化盘点档案数据。档案借阅服务可使借阅过程透明化，一键到期催还。
应用案例：见证电子文件归档流程卓越成效
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某海量单据企业：业财一体开启高效管理之路
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案的解决方案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务与财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，企业成本大幅降低。 -
某集团型重型装备制造商：标准落地实现绿色合规发展
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。 -
某痛点企业：打破孤岛构建业财一体新格局
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低了财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。 -
某民办教育集团：电子档案引领高效管理变革
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思档案始终坚持以客户为中心，“客户至上”，聆听用户需求进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。
如果您的企业也想提升档案管理效率，实现数字化转型，不妨抓住这个机遇，选择合思档案。您可以通过拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，或者关注微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就来免费试用合思档案，开启电子文件归档流程的全新体验吧！
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