在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已经来临。
在这样的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。而且，合思还是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。通过引入合思档案实现电子会计档案管理，解决企业在财务管理方面的痛点，已然成为众多企业的明智之选。接下来，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，深入展示合思档案的卓越价值。
好想你：财务管理痛点待解
对于好想你健康食品股份有限公司这样的企业来说，在传统财务管理模式下，面临着诸多难以解决的痛点。这些痛点严重影响了企业的财务管理效率和效益，成为企业发展道路上的绊脚石。
– 归档难题如山
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这是一个极其繁琐且容易出错的过程。即便工作人员小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免。一旦档案遗失，后续的查找和补充工作将耗费更多的时间和精力，给财务管理带来极大的困扰。
– 查找效率低下
纸质档案的管理受限于时间和空间的限制。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，耗费大量的时间和人力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这使得企业在应对紧急情况或进行数据分析时，无法及时获取所需的档案信息，严重影响了工作效率。
– 管理成本高昂
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。随着企业业务的不断发展，档案数量的不断增加，管理成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的负担。
– 合规风险凸显
传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在电子凭证全流程无纸化时代，这种管理方式已经无法满足企业的管理要求，存在着较大的合规风险。一旦出现数据丢失、损坏或泄露等情况，企业将面临巨大的损失。
合思档案：量身定制解决方案
面对好想你健康食品股份有限公司的这些财务管理痛点，合思档案凭借其强大的功能和优势，为其量身定制了一套解决方案。
– 打破壁垒数据同源
合思档案为财务人员实现了便捷利用，通过一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取所需的档案信息。无论是单据、发票、回单还是凭证，都可以在一个平台上进行查询和管理，大大提高了工作效率。这种数据同源的模式，打破了传统档案管理中数据分散、信息不共享的壁垒，让财务人员能够更加高效地完成工作。在进行票据数据分析时，这种便捷的查询功能可以让财务人员快速获取相关票据信息，为数据分析提供有力支持。
– 自动组装审计便捷
在内外审计方面，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的便捷化。系统可以自动组装相关的档案数据，生成审计所需的报表和报告，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速准确地获取所需的档案信息，进行审计工作，减少了人工查找和核对的工作量。在票据数据分析过程中，审计人员可以借助合思档案的自动组装功能，快速获取相关票据数据，进行审计和分析，确保数据的准确性和合规性。
– 实物高效管理
合思档案借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配。每一份档案都有对应的二维码，查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了档案的查阅效率，还保证了电子档案与实物档案的一致性。在进行票据数据分析时，如果需要查阅实物票据，工作人员可以通过系统快速找到实物票据的存放位置，提高了工作效率。
– 智能采集功能强大
合思档案具有智能采集功能，通过外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）、内部系统（如 EAI 插件、API 接口等）采集档案数据。这种智能采集方式可以快速准确地获取各种档案数据，减少了人工录入的工作量和错误率。在票据数据分析中，智能采集功能可以快速采集票据数据，为数据分析提供丰富的数据来源。
显著成果：合思档案价值彰显
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成果，充分体现了其实际价值。
– 效率大幅提升
使用合思档案后，好想你健康食品股份有限公司减少了 90%的人工耗时，财务人员从繁琐的事务中解脱出来，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。总部接收减少了 80%的管理耗时，优化了总部的管理流程，提高了管理效率。借阅管理减少了 67%的管理耗时，使借阅档案更加便捷高效。在票据数据分析方面，高效的档案管理系统可以让财务人员快速获取票据数据，进行深入分析，提高了数据分析的效率和质量。
– 成本显著降低
通过使用合思档案，好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本 20 万元/年。这主要得益于减少了纸质档案的管理成本，包括空间成本、人力成本等。同时，电子档案的管理更加高效，减少了因档案遗失、损坏等原因带来的损失。在进行票据数据分析时，降低的成本可以让企业有更多的资金投入到数据分析工具和技术的升级中，提高数据分析的准确性和可靠性。
合思档案：未来可期
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，合思档案将助力更多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您的企业也想摆脱传统财务管理的困境，实现高效、合规的财务管理，不妨选择合思档案。
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