发票系统集成助力企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势如同催化剂，让企业财务档案管理直接暴露在新的挑战之下，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都在宣告“数字化凭证时代”已经来临，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业各层级人员都被财务档案管理的难题所困扰。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下、储存空间占用大的困境，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量大、整理工作耗时费力的泥沼，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程浪费了大量时间。

同时，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间需求；高隐形成本包括手工装册归档的重复性工作量、查询调阅条件的粗糙以及数据无法有效利用；高合规风险则体现在电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等方面。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件的储存问题依旧存在，保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，进而实现全面数字化，成为企业亟待解决的问题。而发票系统集成在其中发挥着至关重要的作用，它能有效整合各方数据，为企业的财务档案管理提供有力支持。

合思档案：精准破局之道

合思档案作为专业的解决方案提供商，以领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，为企业不同场景下的档案管理需求提供了精准的答案。它通过广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。发票系统集成在这一过程中，使得数据能够准确、快速地在各个系统之间流转，为企业的财务档案管理奠定了坚实的基础。

对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据背后隐藏的价值。在决策层面，合思档案助力企业实现数智化决策，提升财务服务效率，为企业的数字化转型打响决胜之战。同时，借助数字化手段，它还能帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据在全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率，而发票系统集成确保了数据的准确和及时传递，为财务工作的高效开展提供了保障。

对于外部审计人员，合思档案带来了审计方式的变革。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料。发票系统集成使得审计所需的发票等相关数据能够快速准确地获取，提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案功能全览

• 多源采集：数据集成的智慧桥梁
  合思档案支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。发票系统集成在多源采集过程中，确保了发票数据能够准确无误地被采集到系统中，为后续的档案管理工作提供了可靠的数据来源。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  合思档案具备智能制档功能，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。发票系统集成使得发票在智能制档过程中能够与其他相关凭证准确关联，形成完整的业务证据链。

• 档案管理：精细管控的智慧之钥
  在档案管理方面，合思档案支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理范围自定义。同时，它还支持档案目录灵活扩展，可自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。发票系统集成在档案管理中，确保了发票数据的安全存储和权限控制，使得企业能够对发票档案进行精细管理。

• 档案应用：多维检索的便捷之旅
  档案应用上，合思档案支持多维检索，可按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它还实现了一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。发票系统集成使得在档案应用中，能够快速准确地检索到发票相关信息，提高了信息的利用效率。

合思档案核心亮点

• 便捷调阅：打破空间限制的自由之旅
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。发票系统集成使得发票在调阅过程中能够与其他相关档案信息快速关联，提高了调阅的便捷性。

• 大数据解决方案：海量数据处理的高效引擎
  合思档案具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。发票系统集成在大数据解决方案中，确保了发票数据能够在海量数据中准确快速地被处理和分析，为企业的决策提供有力支持。

• 档案扩展解决方案：灵活拓展的无限可能
  合思档案提供档案扩展解决方案，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。发票系统集成使得发票档案能够方便地纳入企业的扩展档案管理体系中，实现统一管理。

• 证据链完整性解决方案：财务合规的坚实保障
  合思档案拥有证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。发票系统集成在证据链完整性解决方案中，确保了发票在证据链中的准确关联和完整性，为财务合规提供了重要保障。

合思档案价值体现

合思档案为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，让企业能够更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，保障了管理合规性。发票系统集成在降本增效过程中，减少了发票处理的人工成本和时间成本，提高了发票管理的效率。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。发票系统集成使得发票数据能够在业财系统中顺畅流转，实现了数据的无缝对接。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它帮助企业从海量的档案数据中挖掘有价值的信息，为企业的决策提供支持。发票系统集成使得发票数据能够参与到企业的数据决策过程中，为企业的经营决策提供更准确的依据。

通过资源重组，合思档案实现了企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。发票系统集成在资源重组过程中，优化了发票相关的业务流程，提高了企业的整体运营效率。

合思档案典型使用场景

在企业的不同场景中，合思档案都发挥着重要作用。企业高管可以利用合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。发票系统集成在这一场景中，为高管提供了准确的发票数据，帮助他们做出更明智的决策。

财务人员通过合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。发票系统集成使得财务人员能够更高效地处理发票相关业务，提高了财务工作的准确性和效率。

外部审计人员借助合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。发票系统集成使得审计人员能够快速获取发票相关的审计证据，提高了审计工作的效率和质量。

业务人员在出差、招待等报销场景中，可避免纸质票据留存再上交的繁琐流程，提高报销效率。发票系统集成使得业务人员能够更便捷地提交发票进行报销，减少了报销的时间和成本。

合思档案成功案例

某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化，企业成本降低。发票系统集成在该案例中，确保了大量发票数据的准确采集和处理，为企业的档案管理变革提供了有力支持。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。通过合思档案单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。发票系统集成在该集团型企业中，统一了发票管理标准，提高了发票处理效率，为企业的档案管理标准化做出了贡献。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案单套制管理方案，包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效为统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。发票系统集成在该企业中，解决了发票数据分散的问题，实现了发票数据的集中管理和高效利用。

某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。通过合思档案单套制管理方案，包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。发票系统集成在该民办教育集团中，优化了发票的采集和管理流程，提高了发票信息的利用效率。

合思档案市场定位与差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，能够进行电子会计档案合规性管理，满足国家相关政策对电子会计档案管理的要求，拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。发票系统集成作为其重要组成部分，进一步提升了合思档案在市场中的竞争力，为企业提供了更完善的发票管理解决方案。

展望未来，携手前行

合思档案凭借其卓越的性能和强大的功能，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

在此，我们呼吁企业抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案的强大功能，不妨免费试用一番，亲身体验它为企业财务档案管理带来的变革。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式了解更多信息并进行咨询。