在当今竞争激烈的商业世界中，高科技企业凭借其强大的创新能力和技术实力，成为推动经济发展的重要力量。高新兴科技集团作为一家上市公司，便是其中的佼佼者。这家聚焦技术创新应用的高科技企业，每年将超过10%的营业收入投入到研发中，凭借着强大的科研实力，拥有核心知识产权超过2000项。其员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，构建了庞大的业务体系。同时，企业的信息化系统有5个，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + ，业务数据规模十分庞大。然而，随着业务的不断拓展和财务合规性要求的日益严格，高新兴科技集团在档案管理方面逐渐面临着诸多挑战。
档案管理痛点突显：合规之路的绊脚石
在企业的日常运营中，档案管理是一项至关重要的工作，它不仅关系到企业财务信息的完整性和安全性，也直接影响着企业的财务合规性要求。高新兴科技集团在档案管理方面，面临着一系列亟待解决的问题。
首先，档案管理成本居高不下。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行大量的打印、整理、装订及归档工作，这不仅占用了大量的库房空间，还耗费了库房人员的管理成本。而且，借阅流程及实物借出繁琐，每一次的档案查阅都需要耗费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
其次，档案管理存在着诸多隐患。电子源文件未合规保存，这不符合会计电子档案管理法规的要求，给企业带来了潜在的法律风险。同时，档案归档规范由人工控制，缺乏系统化的控制，存在合规性隐患，难以满足日益严格的财务合规性要求。
最后，档案利用效率低下。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，需要耗费大量的人力和时间。而且，由于不同系统之间的数据无法实现有效共享，不能实现跨系统调阅，使得档案的利用受到了极大的限制。
合思解决方案登场：开启档案管理新篇章
面对高新兴科技集团在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的财务数智化服务与电子会计档案解决方案，为企业带来了新的希望。
– 低开发成本：无缝连接异构系统
合思的解决方案具有低开发成本的显著优势。通过生成式接口，能够自动采集档案数据，与高新兴的NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统进行对接。这种对接方式不仅高效快捷，而且无需进行大规模的系统开发和改造，大大降低了企业的信息化建设成本，同时也满足了企业在财务合规性要求下对数据集成和管理的需求。
– 自动制档：释放财务人员精力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。业务检测保障了证据链的完整，档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一过程完全自动化，大大释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中，同时也提高了档案管理的准确性和合规性，满足了财务合规性要求。
– 档案全场景数字化利用：打破系统壁垒
合思的解决方案打破了传统档案管理中需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。通过建立档案全场景数字化利用机制，实现了多系统凭证相关数据及影像信息的一键查询。无论何时何地，只要有需求，财务人员都可以快速准确地获取所需的档案信息，大大提高了档案利用的效率，为企业的财务管理提供了有力支持，进一步满足了财务合规性要求。
解决方案实施过程：步步为营，铸就成功
合思解决方案的实施过程有条不紊，每一个环节都紧密围绕着高新兴科技集团的实际需求和财务合规性要求展开。
首先，合思通过生成式接口与高新兴的各类异构系统进行对接，实现了档案数据的自动采集。在这个过程中，合思的技术团队对高新兴的业务系统进行了深入的调研和分析，确保接口的稳定性和数据采集的准确性。通过自动化的数据采集，大大提高了数据的及时性和完整性，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。
其次，对采集到的凭证数据进行智能关联和自动组装。合思的专业人员根据高新兴的业务特点和财务合规性要求，配置了合理的档案关联规则，保障了业务证据链的完整。在这个过程中，不断进行测试和优化，确保凭证数据的关联和组装准确无误，符合企业的实际业务需求和财务合规性要求。
最后，建立档案全场景数字化利用机制。通过技术手段打破系统壁垒，实现了多系统凭证相关数据及影像信息的一键查询。在系统上线前，合思对高新兴的财务人员进行了全面的培训，确保他们能够熟练使用新的档案管理系统。同时，建立了完善的售后服务体系，及时解决系统运行过程中出现的问题，保障了系统的稳定运行和档案管理工作的顺利开展，满足了企业在财务合规性要求下对档案管理的高效性和准确性需求。
应用成果显著：降本增效，合规升级
高新兴科技集团使用合思解决方案后，取得了显著的成果与效益。
在档案管理效率方面，归档效率提升了90%。原本繁琐的档案整理、装订和归档工作，现在通过自动化的流程快速完成，大大缩短了档案管理的周期，提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策等核心工作中，为企业的发展提供了更有力的支持。
在成本节约方面，为企业年节约成本30万 + 。通过减少打印、装订等耗材的使用，降低了库房管理成本，以及提高了档案利用效率带来的人力成本节约，有效降低了企业的运营成本。同时，合思的解决方案满足了财务合规性要求，降低了企业因档案管理不合规而面临的潜在法律风险和经济损失。
客户评价反馈：高度认可，携手共进
高新兴科技集团对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了高新兴档案管理成本高、存在隐患以及利用效率低等问题，实现了会计档案无纸化管理，应收尽收。自动化制档提高了效率，档案利用更加便捷，为企业的内审工作提供了高效服务。
无纸化管理简化了业财流程，将业务时间归还业务，让企业能够更加专注于核心业务发展。高新兴科技集团表示，合思的解决方案不仅满足了企业当前的财务合规性要求，还为企业的未来发展提供了有力的支持和保障。双方将继续携手共进，共同推动企业的数字化转型和发展。
在当前经济环境下，众多像高新兴这样的企业都通过合思的财务数智化服务与电子会计档案解决方案实现了降本增效、合规经营。如果您的企业也面临类似的档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。合思成立于2014年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得信赖。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效，开启企业档案管理的新篇章。
