合思档案：解锁财务记录存取新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺，全国36个省市区实现数电票试点全覆盖，企业财务档案管理必须直面这一变革带来的新挑战。传统的管理模式在数电票快速扩张的背景下，显得捉襟见肘，企业信息化建设亟待加强。

在纸电混合时代，企业不同角色都在财务档案管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面对的是纸质档案管理成本居高不下，不仅花费巨大，而且储存占地严重，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷档案数据量庞大的泥沼，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认等工作枯燥又繁复。业务人员也抱怨出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

传统纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。

合思妙方解痛点

合思档案为企业财务档案管理痛点提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业财务数据的“宝藏守护者”。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的“魔法工具”。它让财务人员告别重复低价值工作，使档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

多维功能显神通

• 多源采集：数据汇聚智慧网
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，就像一张智慧的大网，将各种财务数据一网打尽。

• 智能制档：数据拼图巧组合
  智能制档时，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，如同一位技艺高超的拼图大师，将零散的数据拼凑成完整的画卷。

• 档案管理：精细管控随心调
  档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，实现了精细的管控和随心的调节。

• 档案应用：多维查询畅无阻
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件；实现档案数据资产化；档案借阅服务中，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，让财务记录存取畅通无阻。

核心亮点铸优势

• 合规护航：数据安全稳如磐
  在合规性方面，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测”（可用性、真实性、完整性、安全性）和业务检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业财务记录存取筑牢了安全的防线。

• 效率飞升：海量数据瞬间达
  效率提升上，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，让企业在财务记录存取中实现效率的飞跃。

• 数据洞察：关联穿透全掌控
  数据管理方面，合思档案可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。对档案数据建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让企业对财务数据了如指掌。

• 实物智管：纸电融合新体验
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、根据实际档案管理场景搭配，集团共享、批量作业，极简管理、低碳环保，为企业财务记录存取带来了全新的实物管理体验。

企业价值大释放

合思档案为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，有效降低了企业的纸张成本、整理成本和存储空间成本等，让企业的“钱袋子”更紧实。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，实现了业财融合，使企业的财务和业务更加紧密地结合在一起。

它还让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过档案数据的多维检索、穿透联查等功能，为企业决策提供支持，让企业在市场竞争中更具洞察力。

此外，合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益最大化。

典型场景展风采

• 报销业务：流程关联保合规
  在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联和管理，对发票、报销单、回单、凭证等归档数据进行关联匹配，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，让报销业务更加顺畅。

• 数电票管理：全流程闭环无忧
  数电票管理场景中，合思档案支持企业/员工从税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，进行验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等端到端全流程自动化操作，实现数电票全流程闭环管理，为企业应对数电票时代提供了有力保障。

• 实物档案：纸电关联易定位
  在“纸电混合”阶段的实物档案管理场景中，合思档案对实物档案进行智能区分纸电标识，线上线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架，集团共享、批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单等，让实物档案管理不再繁琐。

• 审计场景：在线溯源更便捷
  外部审计可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，同时系统可提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，为审计工作带来了极大的便利。

成功案例证实力

某企业年单据量2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标表现良好，如数据加载30s、关联匹配15min等。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

海亮教育此前面临财务无纸化转型的挑战，老板要求实现财务办公室无打印机才真正实现无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。

市场定位赢独特

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，为企事业单位提供财务数智化产品和服务，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

其差异化优势明显，拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，且业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持精细化方案配置。可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能满足企业在数电票时代对海量电子数据存储与应用的需求。

合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。通过广泛连接的生态、先进的技术和完善的解决方案，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和升级产品功能，持续提升服务质量，更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求，助力更多企业实现全面数字化。它将继续加强技术创新，拓展业务领域，深化与合作伙伴的合作，为企业提供更加全面、专业、高效的财务数智化解决方案，在推动企业财务数字化转型的道路上发挥更大的作用。

如果您的企业也面临财务记录存取的难题，不妨选择合思档案，它将为您提供专业、可靠的解决方案，帮助您实现财务档案管理的数字化转型，提升企业的管理效率和竞争力。现在就可以免费试用合思档案，开启高效、合规的财务档案管理新时代。立即联系合思档案，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码。