在当今数字化浪潮中，电子凭证管理已成为企业财务管理的关键环节。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，却如同横亘在企业面前的一座大山，亟待解决。
传统报销模式下，会计凭证面临着“接收难、入账难、归档难”的重重困境。大量纸质档案管理不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，远远无法满足现代企业的管理要求。此外，企业业务、财务系统繁多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的极大浪费。实物档案资料的存储占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且实物档案损坏时有发生，让企业面临着较大的风险。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决电子凭证管理难题提供了一站式的完美方案。
合思档案：财务数智化的领航者
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其深厚的技术实力和丰富的行业经验，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，秉持着以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
核心功能：报销数据整合的强大引擎
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为报销数据整合提供了有力的支持。
它能够实现电子会计档案的全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效地采集各类数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的处理打下坚实的基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全和有序管理。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力的数据支持。
档案采集具备开放式接口互联和自主采集功能，能够自动切割大文件，实现数电票的自动化解析。档案制档可以智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。档案管理拥有精准的权限管控、灵活的档案目录扩展，采用水印管理且档号符合国标要求。档案利用则可实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，以及实物混序归档和可视化盘点档案数据。
通过这些功能，合思档案能够实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等，极大地提高了报销数据整合的效率和准确性。
用户收益：报销数据整合带来的价值提升
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。
自动化归档告别了重复性的工作，让财务人员从繁琐的事务中解脱出来，专注于更有价值的工作。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。
不同企业使用合思档案后，在档案整理匹配效率、报销效率、存储空间节约等方面都有显著的提升。例如，好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。合思档案助力企业实现了业财一体化和无纸化目标，提升了企业的数字化建设水平，满足了未来企业全面数字化转型的战略需要。
典型场景：报销数据整合的多领域应用
合思档案在多个典型场景中都有着出色的表现。
在电子凭证接收方面，企业可以通过OA电子邮件接收、接口直联、随手记录发票等方式获取电子凭证，实现原文附件存档、原文/文件上传、结构化文件归档存储等。在电子凭证业务应用环节，包括接收、验签、解析、报销、入账等，合思档案能够实现全流程的管理和处理。在财务档案归档端，有电子凭证池进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等，还有预档案台和智能档案。
此外，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审，无纸化简化了业财流程，将业务时间归还给了业务人员。
客户成功案例：报销数据整合的实践典范
众多企业通过使用合思档案，实现了报销数据整合的成功实践。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率。自动组装便于审计，以档案数据为标准提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足了内审需求，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，整合四证统一管理。搭建业务证据链，实现了业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到了100%。
在当前企业数字化转型的浪潮中，合思档案以其卓越的功能、显著的效益和丰富的成功案例，成为了企业进行报销数据整合的首选方案。未来财务用合思，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案，探索更多的成功案例，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，也可以扫描二维码。现在，您还可以免费试用合思档案，开启财务数智化升级之旅！
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