合思档案：开启企业财务档案管理数字化新征程，助力费用报销优化

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度在各行各业扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的挑战。当下，在收票方面，多项政策已肯定电子发票和电子凭证的法律效力；开票方面，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。企业的财务档案管理信息化建设亟待加强。

因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。比如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等。在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难分析利用的难题；财务人员需耗费大量时间整理档案，工作枯燥乏味；业务人员则饱受报销流程繁琐之苦。同时，企业还存在高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；以及高合规风险，比如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。费用报销优化迫在眉睫。

专业方案解痛点

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一把精准的钥匙，为企业打开了财务档案管理的新大门，助力费用报销优化。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。它具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能为企业解决内外交困的档案管理问题。不仅能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，还能保证管理合规性。其应收尽收的特性，通过“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规，为费用报销优化提供了坚实基础。

功能概览显实力

• 多源采集：灵活获取数据
  合思档案的多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统会计资料。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板等，为费用报销优化提供了丰富的数据来源。

• 智能制档：高效关联匹配
  智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少90%人工匹配工作量。它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查询分析，进一步提升了费用报销优化的效率。

• 档案管理：精细规范操作
  档案管理包括权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限；档案目录支持自定义分类和字段维护；档号编制规则符合国家标准且支持扩展，确保了费用报销优化过程中的数据安全和规范。

• 档案应用：融合多元场景
  档案应用实现电子与实物档案高度融合，具备多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，支持多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，为费用报销优化提供了全方位的支持。

核心亮点展优势

• 大数据处理：海量数据秒级响应
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为费用报销优化提供了强大的技术支撑。

• 档案扩展：自定义管理全流程
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，助力费用报销优化更加灵活。

• 证据链完整：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，为费用报销优化提供了合规保障。

• 共享调阅：满足多元查询需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，让费用报销优化更加便捷。

价值体现促发展

• 为高管决策助力
  合思档案能为CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营，在费用报销优化中发挥战略引领作用。

• 让财务工作提效
  对于归档员和财务人员来说，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，是费用报销优化的直接推动者。

• 助外部审计便捷
  为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，使费用报销优化在审计环节更加顺畅。

• 显降本增效成果
  合思档案显著的降本增效作用体现在彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化，是费用报销优化的有力保障。

典型场景见真章

• 高管决策有依据
  企业高管可通过合思档案沉淀数据资产，提升财务档案利用效率，助力企业决策数智化，在费用报销优化的战略层面提供精准支持。

• 财务工作更轻松
  财务人员可借助合思档案提高工作效率，实现档案数据同源，轻松完成档案管理和利用，让费用报销优化在日常工作中落地生根。

• 业务报销更简便
  业务人员在出差、招待报销时，无需留存和上交纸质票据，流程更加简便，直接体验到费用报销优化带来的便利。

• 审计工作提效率
  外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，提高审计效率，确保费用报销优化在审计环节的高效性。

成功案例显成效

• 案例一：高效管理海量单据
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达14W +，单据总量达50W +，数据加载和关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数众多，有效实现了费用报销优化。

• 案例二：标准化管理重型装备企业
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，为费用报销优化提供了可借鉴的范例。

• 案例三：整合档案管理系统
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理为主等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力推动了费用报销优化。

• 案例四：简化教育集团会计流程
  中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的费用报销优化提供了新思路。

市场定位铸差异

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。它符合国家政策要求，其电子会计档案合规性管理满足国家相关政策对电子会计档案的规定。拥有强大的技术实力，自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。提供领先的单套制解决方案和多种场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为费用报销优化提供了可靠保障。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化建设中发挥重要作用。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。

如果您希望为企业开启财务档案管理的数字化之旅，实现费用报销优化，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码联系合思，还能免费试用合思档案，体验其带来的卓越价值。