在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，早在1995年便崭露头角，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，产品更是深度应用于众多国家重点建设项目。2022年3月，动力源凭借卓越的创新能力和专业实力，成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然踏上了系统自研的征程。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，随着业务的不断拓展，整体流程的复杂性日益凸显，系统之间的壁垒也愈发难以逾越，实际效果与预期目标存在较大差距。这一系列问题在跨部门差旅管理方面尤为突出，成为企业进一步发展的绊脚石。
转型前痛点：跨部门差旅管理困境重重
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多系统操作：体验差合规难
在动力源的日常运营中，员工在进行跨部门差旅管理相关操作时，面临着多系统操作的巨大困扰。申请单需要在各个系统之间频繁切换提交，这不仅浪费了大量的时间和精力，还严重影响了工作效率。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，发票的验真、查重也全靠手工完成。这导致假票、错票、重票等情况时有发生，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。 -
系统割裂：数据分散信息滞后
动力源的报销信息在不同系统中分散管理，审批、预算、差标等环节无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表的统计也只能依赖手工操作，不仅耗时费力，而且数据的准确性和及时性也无法得到保证。管理者无法实时掌握数据信息，对于业务运营的偏差难以及时纠正，这在跨部门差旅管理中表现得尤为明显，严重影响了企业的决策效率和管理水平。 -
业务复杂：报销模式多样稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得跨部门差旅管理中的报销事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的报销模式给员工和财务人员都带来了极大的困扰，增加了管理的难度和成本。 -
组织繁杂：流程繁复信息难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度的不一致性逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种混乱的流程在跨部门差旅管理中造成了极大的不便，降低了工作效率，也增加了出错的风险。
合思解决方案：精准破解跨部门差旅管理难题
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系统集成：打破数据孤岛
合思为动力源提供的财务数字化解决方案，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控实现同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰。在跨部门差旅管理中，员工可以更加便捷地获取和使用相关信息，提高了工作效率。 -
无需报销：提升员工幸福感与合规性
合思的解决方案引入了无需报销的创新模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作不仅提高了报销效率，还减少了人为错误，在跨部门差旅管理中实现了流程的优化和简化。 -
强大连接：打破数据流转壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在跨部门差旅管理中，这一技术优势得到了充分体现。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。管理者可以实时获取准确的数据信息，为决策提供有力支持。
实施步骤：有序推进跨部门差旅管理变革
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系统集成先行
在解决方案的实施过程中，首先进行系统集成工作。将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据的一致性和准确性。这是整个转型的基础，为后续的流程优化和数据共享奠定了坚实的基础。在跨部门差旅管理中，准确的人员信息和订单数据同步，能够为后续的审批、报销等环节提供可靠的依据。 -
规范无需报销流程
接下来，对无需报销流程进行规范。明确员工因公消费的申请、消费、对账、结算等环节的操作标准，实现消费即合规、自动生成凭证等功能。通过这种方式，提高了报销流程的透明度和效率，减少了人为干预，在跨部门差旅管理中确保了费用的合理支出和合规性。 -
完成系统对接
最后，利用系统连接能力，通过Open API和自定义流程引擎技术，完成与第三方系统的对接。实现业务数据的跨系统同步和应用，打破数据流转壁垒。在跨部门差旅管理中，这一步骤使得不同部门之间的信息能够更加顺畅地流通，提高了协同工作的效率。
实施成果：跨部门差旅管理成效显著
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效率大幅提升
合思财务数字化解决方案的实施，让动力源在跨部门差旅管理方面取得了显著的效率提升。报销周期从原来的普遍4周缩短至1周以内，效率提升了300%。员工不再需要花费大量时间在繁琐的报销流程上，可以将更多的精力投入到业务工作中。 -
成本显著节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了大量的精力，可以将更多的时间用于更有价值的财务分析和决策支持工作。 -
操作体验革新
多系统集成和数据互通，全面革新了员工的操作体验。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。在跨部门差旅管理中，员工可以更加轻松地完成各项操作，提高了工作的满意度。 -
管理全程管控
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在跨部门差旅管理中，管理者可以更好地控制费用支出，优化资源配置。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。您的企业也可以选择合思，让有限更有效。立即行动，开启财务数字化转型之旅，还可免费试用合思的财务数字化解决方案，体验跨部门差旅管理的全新变革。
