在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措宛如一声号角，宣告了电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用的难题逐渐浮出水面。电子差旅凭证作为电子凭证的重要组成部分，面临着凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等诸多问题。对于企业而言，电子差旅凭证报销、入账和归档的数字化转型已然迫在眉睫。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，犹如一盏明灯，在这场转型浪潮中为企业照亮前行的道路。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。秉承着以客户为中心的服务理念，合思在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市构建了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。
数字阅读巨头的转型困境
在数字阅读领域，有一家知名的头部品牌企业，在发展过程中遭遇了诸多与电子差旅凭证相关的难题。该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程支离破碎，数据整合犹如在茫茫大海中捞针，难度极大。这直接导致费用管控难以有效落实，预算超标情况如同脱缰之马，时有发生。电子差旅凭证在这样的环境下，无法发挥其应有的作用，企业的财务管理陷入了混乱。
每个财务月，该企业均需处理500 + 张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期被大量低价值、机械性的工作所束缚，人效极低。大量的电子差旅凭证被转化为纸质文件，不仅造成了极大的资源浪费，也使得工作效率大打折扣。
而且，全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这无疑造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况屡见不鲜。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的工作方式根本无法适应企业快速扩张的需求。电子差旅凭证的管理在传统模式下，已经成为企业发展的绊脚石。
合思量身定制的解决方案
面对该企业的困境，合思为其量身打造了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这一方案犹如一把金钥匙，助力企业完成了业财平台建设，确保了财务的准确性，使得企业能够顺利通过审计，符合上市要求。电子差旅凭证在这个解决方案中，实现了从消费到入账再到归档的全流程数字化管理，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
在财务及时性方面，合思的解决方案成效显著。结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这意味着企业能够更及时地掌握财务状况，做出更准确的决策。电子差旅凭证的及时处理和入账，让企业的资金流动更加透明和高效。
合思通过发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，员工借款与核销得到了有效管理。电子差旅凭证在这个过程中，每一个环节都有迹可循，确保了企业财务管理的规范化和合规化。
同时，合思保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。这一举措高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。电子差旅凭证以数字化的形式安全存储，为企业的档案管理提供了可靠的保障。
立竿见影的转型成果
- 增效显著
合思的解决方案为企业带来了显著的增效成果。企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费大量时间进行单点沟通。电子差旅凭证的数字化管理，让付款信息一目了然，大大提高了工作效率。
在档案整理方面，合思消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，提升了档案整理效率。企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也得到了极大提升。电子差旅凭证在数字档案室中，能够快速被检索和调用，为企业的业务发展提供了有力支持。
- 降本明显
在降本方面，合思的解决方案同样表现出色。企业减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的状况。电子差旅凭证的数字化管理，让企业能够更好地控制差旅费用，实现了成本的有效降低。
同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。大量的电子差旅凭证无需再进行繁琐的手工处理，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。此外，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
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合规保障
在合规方面，发票OCR识别验真保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视有效管理了员工借款与核销。财务档案原生性存储规避了电子化时代的档案管理风险，高度贴合最新档案法和财务档案管理办法要求。电子差旅凭证在整个管理过程中，严格遵循法律法规，为企业的合规运营提供了坚实保障。 -
先进理念
合思的解决方案还体现了先进的管理理念。它灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。电子差旅凭证的数字化管理，让员工的差旅消费更加便捷，企业的管理更加人性化。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。同时，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，电子差旅凭证在这个过程中发挥了重要作用，引领企业走向绿色化和数字化协同发展的道路。
合思：电子差旅凭证数字化转型的引领者
合思在电子差旅凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用。通过提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思帮助企业实现了财务全流程数字化闭环，提升了财务管理效率，降低了成本，实现了合规运营。
电子差旅凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。合思将继续发挥其技术优势，如自动记账、总额受控、AI辅助决策等，助力更多企业实现数字化和绿色化协同转型。同时，合思还提供定制化服务、持续更新升级、客户成功团队等全方位保障，确保企业在数字化转型的道路上一帆风顺。
在电子差旅凭证数字化转型的浪潮中，合思已经成为众多企业的信赖之选。如果您的企业也面临着电子差旅凭证数字化转型的难题，不妨选择合思，开启免费试用，共同拥抱数字化未来，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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