在数字化浪潮席卷的当下，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型，为企业财务变革带来了新的契机。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，这一举措已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），旨在推动电子凭证全流程标准化、无纸化处理，这无疑标志着会计管理模式的全面变革。
电子凭证无纸化的优势不言而喻。它不仅有利于优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，成为了众多企业财务数字化转型的得力助手。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。公司秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，强大的服务网络为企业的财务数字化转型提供了坚实的保障。
数字阅读巨头的企业档案管理困境
在企业发展的道路上，一家知名头部数字阅读品牌正面临着诸多挑战，尤其是在企业档案管理方面。该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，企业的财务管理陷入了混乱。
每个财务月，该企业均需处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低，宝贵的时间和精力都被消耗在这些繁琐的事务上。
同时，全业务数据的打印成本巨大，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。当业务需要借阅历史资料时，工作人员需要在海量纸质文件中翻找，这种低效的查找方式根本无法适应企业快速扩张的需求，企业档案管理的落后严重制约了企业的发展。
合思定制化企业档案管理解决方案
面对该企业的困境，合思为其量身定制了“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业档案管理带来了新的曙光。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成了业财平台建设。这一方案保证了财务的准确性，使企业能够顺利通过审计，符合上市要求。在财务及时性方面，结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计可达到T + 5，大大提高了财务工作的效率。
该方案实现了灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公。这种以人为本的企业管理模式，让员工能够更加专注于业务工作，提升了员工的工作体验和满意度。
在企业档案管理方面，方案紧贴双碳目标号召，采用单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，使企业档案管理更加高效、环保。
合思方案让企业档案管理成效显著
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，在增效、降本、合规和先进性等多个方面都有出色的表现。
在增效方面，通过合思的方案，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间进行单点沟通。档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也大幅提高，企业档案管理的整体效率得到了质的飞跃。
降本方面，方案减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。同时，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本，为企业节省了大量的资金。
合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，使企业档案管理更加规范、安全。
先进性方面，合思的方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了以人为本的企业管理理念。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，让企业在企业档案管理和财务数字化方面走在了行业前列。
合思引领企业档案管理数字化未来
合思的解决方案帮助企业实现了财务全流程数字化闭环，有效解决了企业在企业档案管理等方面面临的挑战与痛点，提升了企业的管理效率和竞争力。电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势，将推动企业数字化和绿色化协同转型。
合思作为专业的财务数智化服务提供商，拥有强大的技术实力和丰富的行业经验，能够为企业提供定制化的解决方案，助力企业实现财务数字化转型。无论是在企业档案管理，还是在财务管理的其他方面，合思都能根据企业的实际需求，提供最适合的方案。
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