在数字化浪潮席卷各行各业的当下，我国电子凭证改革正驶入发展的快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这些重要举措表明，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题也将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这样的大背景下，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它以先进的技术和完善的功能，为企业的档案管理规范提供了有力保障。
红枣巨头档案管理之困
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的档案管理方式逐渐成为制约其进一步发展的瓶颈。
在档案归档方面，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每到月底或年底，财务办公室里总是堆满了各种纸质文件，工作人员在其中艰难地核对每一份资料，档案遗失的情况也难以避免。这种低效的归档方式不仅耗费了大量的人力和时间，还增加了档案管理的风险，严重影响了档案管理规范的执行。
纸质档案在查找方面也存在诸多不便。由于受时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力。工作人员需要在堆积如山的档案柜中逐一寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在企业需要快速获取档案信息以支持决策时，这种滞后的查找方式显得尤为致命，极大地影响了工作效率和企业的响应速度。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要配备专人进行管理和维护。随着档案数量的不断增加，档案室的空间越来越紧张，企业不得不投入更多的资金来租赁或建设新的档案室。同时，人力成本也在不断攀升，这些都给企业带来了沉重的负担，使得档案管理规范的实施面临着巨大的挑战。
合思妙方化解档案难题
面对好想你在档案管理方面的诸多难题，合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，提出了一套针对性的解决方案，为企业的档案管理规范带来了新的生机。
打破壁垒数据同源：合思档案为财务人员提供了便捷的利用方式，实现了一键联查功能。通过该功能，财务人员可以快速、准确地获取相关的档案信息，无需再花费大量时间在不同的系统和文件中查找。这不仅有效提升了工作效率，还确保了数据的一致性和准确性，使得档案管理更加规范、高效。同时，数据同源也为企业的数据分析和决策提供了有力支持，让企业能够更好地把握市场动态和自身发展状况。
自动组装审计便捷：在审计方面，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了内外审计的高效协同。系统能够自动组装审计所需的各种资料，大大减少了审计人员的工作量和时间成本。审计人员可以通过电子档案系统快速获取所需的信息，进行精准审计，提升了审计效率和质量。这种审计方式不仅符合档案管理规范的要求，还为企业的合规经营提供了有力保障。
实物高效管理：合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需扫描二维码，即可快速定位实物档案的位置。这种方式不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险，确保了档案的完整性和安全性。同时，虚拟档案库房的建立也为企业节省了大量的存储空间，降低了档案管理成本，进一步提升了档案管理规范的水平。
合思档案助力企业蜕变
合思档案解决方案的实施，为好想你带来了显著的成果，让企业的档案管理规范得到了全面提升。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得工作流程得到了极大的优化，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的档案整理和核对工作上，而是可以将更多的精力投入到企业的财务管理和决策支持中。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的工作满意度和职业发展空间。
总部接收管理耗时减少了80%。通过合思档案的数字化管理，总部能够实时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。这使得总部的管理决策更加及时、准确，提升了企业的整体运营效率。
借阅管理方面，合思档案的系统实现了自动化管理，减少了67%的管理耗时。借阅者可以通过电子系统快速提交借阅申请，管理人员也可以及时进行审批和处理。这种便捷的借阅方式不仅提高了档案的利用率，还确保了档案的安全和规范使用。
从成本方面来看，合思档案预计为好想你减少综合成本20万元/年。这主要得益于档案管理效率的提升、存储空间的节省以及人力成本的降低。这些成本的节约将为企业带来更多的资金用于业务发展和创新，提升企业的市场竞争力。
合思档案引领未来趋势
合思档案具有诸多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的工作，提高了工作效率。档案利用便捷高效，用户可以随时随地通过电子系统获取所需的档案信息。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持，进一步保障了档案管理规范的有效执行。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，电子会计档案将在企业财务数智化中发挥越来越重要的作用。电子会计档案不仅能够提高企业的管理效率和决策水平，还能为企业的合规经营和可持续发展提供有力保障。在当前的经济环境下，越来越多的企业开始重视档案管理规范，寻求更加高效、智能的档案管理解决方案。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。如果你也想让企业在财务数智化浪潮中脱颖而出，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，体验其带来的便捷与高效，为企业的档案管理规范注入新的活力。
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